Reglementet er gjeldende fra 25.11.2015

Last ned og les økonomi og finans reglementet i egen fil her 

 

Les hele reglementet her:

ØKONOMI- OG FINANSREGLEMENT FOR LØTEN KOMMUNE

Gjeldende fra 25.11.2015

Innhold: 

1.  GENERELT

1.1 Innledning

1.2 Formål 

1.3  Utfyllende bestemmelser og delegering

1.4 krafttreden


2.  ØKONOMIPLAN

2.1 Innledning

2.2 Hjemmel

2.3 Formål

2.4  Arbeidsform og prosess for utarbeidelse av økonomiplan

2.5 Kommunestyrets vedtak om økonomiplanen


3.  ÅRSBUDSJETT

3.1  Innledning

3.2  Hjemmel

3.3  Arbeidsform og prosess ved utarbeidelse av årsbudsjettet

3.4  Fordeling og disponering av årsbudsjett

3.4.1  Prinsipper for delegasjon av myndighet i budsjettsaker

3.4.2  Fordelingsfullmakt

3.4.3  Disponeringsfullmakt

3.4.4  Andre fullmakter

3.5  Vedtak om endring av årsbudsjett og endring av fordeling

3.5.1  Kommunestyrets myndighet og kompetanse

3.5.2  Formannskapets myndighet og kompetanse

3.5.3  Driftsutvalgets myndighet og kompetanse

3.5.4  Rådmannens myndighet og kompetanse

3.6  Frist for endring av årsbudsjett

3.7  Budsjettoverskridelser

3.8  Tilleggsbevilgninger og omdisponeringer

3.9  Budsjettoppfølging


4.   ÅRSREGNSKAPET

4.1  Årsregnskap

4.1.1   God kommunal regnskapsskikk

4.2   Formål

4.3   Myndighet

4.4   Regnskapsavleggelse

4.5   Strykningsbestemmelser

4.5.1  Kompetanse til å gjennomføre fullstendige strykninger i driftsregnskapet

4.5.2  Kompetanse til å gjennomføre delvise strykninger i driftsregnskapet

4.5.3  Redusere overføringsposten fra driftsregnskapet til investeringsregnskapet

4.5.4  Investeringsregnskapet

4.6   Fond

4.6.1  Virksomhetenes og seksjonenes driftsfond (disposisjonsfond)

4.6.2  Fullmakter til rådmannen

4.6.3  Avsetning til bundne drifts- eller investeringsfond

4.6.4  Særskilt om startlån


5.  DIVERSE BESTEMMELSER OM REGNSKAP MED VIDERE

5.1  Aktivering av eiendeler

5.2  Avskriving av eiendeler

5.3  Innbetalinger

5.4  Utbetalinger

5.4.1  Lønnsutbetalinger

5.5   Kontantkasse

5.6   Utgående fakturaer

5.7   Refusjonskrav og tilsagnsbrev

5.8   Korreksjonsbilag

5.9   Inventarprotokoll


6   RAPPORTERING

6.1  Periodisk rapportering

6.2  Årsberetning

6.3  Nasjonal rapportering (Kostra)


7.  INVESTERINGSPROSJEKTER

7.1  Formål

7.2  Definisjon av investeringsprosjekt

7.3  Behovsutredning

7.4  Politiske vedtak før igangsetting

7.5  Oppfølging av investeringsprosjekt i budsjett

7.6  Prosjektansvarlig

7.7  Forprosjekt

7.8  Kontrahering

7.9  Ferdigstilling og overtakelse

7.10  Oppfølging og rapportering

7.11  Prosjektregnskap

7.12  Overtakelse

7.13  Sluttregnskap


8.  INNFORDRING KOMMUNALE KRAV

8.1  Virkeområde

8.2  Definisjoner

8.3  Forsinkelsesrente

8.4  Behandlingsgebyrer

8.5  Betalingsfrister

8.6  Innfordring

8.6.1  Betalingsvarsel med varsel om inkasso/ utleggsforretning/ utkastelse/ tvangssalg

8.6.2  Fullmakter i forbindelse med innfordringen

8.6.3  Betalingsavtale

8.6.4  Gjeldsordning. 26

8.7  Fullmakter til rådmannen vedrørende utgiftsførsel og avskrivninger mv, skatteoppkrevers fullmakt til vurdering av tiltak og underskrift på dokumenter

8.8  Fullmakter til formannskapet

9.   INNFORDRING AV STARTLÅN

9.1  Generelt

9.2  Utgiftsføring av uerholdelige lån

9.3  Ettergivelse av lån

9.4  Fullmakt til formannskapet


10.  KJØP AV VARER OG TJENESTER

10.1  Hovedelementer i prosessen med kjøp av varer og tjenester

10.2  Bestilling

10.2.1  Bestillingsfullmakt

10.2.2  Bruk av bestillingsfullmakt

10.3  Varemottak/ mottak av tjenesteleveranse

10.3.1  Fullmakt til å forestå varemottak og mottak av tjenesteleveranse

10.3.2  Bruk av fullmakt til å forestå varemottak og mottak av tjenesteleveranse

10.4  Fakturakontroll

10.4.1  Fullmakt til å forestå fakturakontroll

10.4.2  Bruk av fullmakt til å forestå fakturakontroll

10.5  Attestasjon

10.5.1  Attestasjonsfullmakt

10.5.2  Bruk av attestasjonsfullmakt

10.6   Anvisning

10.6.1  Anvisningsmyndighet

10.6.2  Bruk av anvisningsmyndighet


11    ANBUD OG ANSKAFFELSESPROSESSER

11.1  Felles om anskaffelser

11.1.1  Beløpsgrenser

11.1.1  Føring av anskaffelsesprotokoll

11.1.2  Hovedregel ved tildeling av kontrakt

11.2   Krav til Løten kommunes leverandører

11.3   Rammeavtaler med videre

11.3.1  Begrep

11.3.2  Kommunale rammeavtaler - fullmakter

11.3.3  Interkommunale rammeavtaler - fullmakter

11.4  Leieavtaler/leasingavtaler


12   FINANSREGLEMENTET

12.1          Finansreglementets virkeområde. 35

12.1.1      Hensikten med reglementet 35

12.1.2      Formålet med kommunens finansforvaltning. 35

12.1.3      Hvem reglementet gjelder for 35

12.2          Hjemmel og gyldighet 35

12.3          Forvaltning og forvaltningstyper 35

12.4          Generelle rammer og begrensinger 36

12.5          Etiske retningslinjer 36

12.6          Forvaltning av kortsiktig ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål 36

12.6.1      Innskudd i bank. 36

12.6.2      Andeler i pengemarkedsfond. 37

12.6.3      Direkte eie av verdipapirer 37

12.6.4      Felles plasseringsbegrensninger 38

12.7          Forvaltning av kommunens gjeldsportefølje og øvrige finansieringsavtaler 38

12.7.1      Vedtak om opptak av lån. 38

12.7.2      Valg av låneinstrumenter 38

12.7.3      Tidspunkt for låneopptak. 38

12.7.4      Konkurrerende tilbud. 38

12.7.5      Rammer og retningslinjer for forvaltning av gjeldsporteføljen og øvrige finansieringsavtaler 38

12.7.6      Størrelse på enkeltlån – spredning av låneopptak. 39

12.8          Forvaltning av kommunens langsiktige finansielle aktiva. 39

12.8.1      Formål 39

12.8.2      Definisjon av langsiktige finansielle aktiva. 39

12.8.3      Rammer for langsiktige finansielle aktiva. 39

12.8.4      Andeler i pengemarkedsfond. 39

12.8.5      Direkte eie av verdipapirer 40

12.8.6      Felles plasseringsbegrensninger 40

12.9          Kvalitetssikring av finansiell risiko. 40

12.9.1      Kvalitetssikring. 40

12.10       Rapportering og oppfølging. 41

12.10.1   Rapportering om forvaltning av kortsiktig ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål 41

12.10.2   Rapportering om forvaltning av kommunens gjeldsportefølje og øvrige finansieringsavtaler 41

12.11       Administrative rutiner og avvikshåndtering. 41

12.12       Ord og uttrykk i finansreglementet 42

 

1.      GENERELT

1.1       Innledning

Kommunestyret delegerer gjennom dette reglementet myndighet i økonomisaker.

Til grunn for bestemmelsene i dette økonomireglementet ligger blant annet:

  • Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25.09.1992, med tilhørende forskrifter
  • Forskrift om årsbudsjett – jf kommuneloven § 46 nr 8
  • Forskrift om årsregnskap og årsberetning – jf kommuneloven § 48 nr 6
  • Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner - jf kommuneloven § 49 nr 2
  • Forskrift om kommunale og fylkeskommunale garantier – jf kommunelovens § 51 nr 3
  • Forskrift om kommuner og fylkeskommuners finansforvaltning – jf kommunelovens § 52 nr 2
  • Lov om offentlige anskaffelser mv av 16.07.1999
  • Forskrift til lov om offentlige anskaffelser – jf lovens §§ 9 og 16
  • Politisk delegeringsreglement for Løten kommune
  • Administrativt delegeringsreglement for Løten kommune
  • Etiske retningslinjer for Løten kommune

1.2       Formål

Økonomireglementet skal legge forholdene til rette for god økonomistyring og effektiv økonomiforvaltning i kommunen basert på prinsippene om mål- og rammestyring. Formålet med økonomireglementet er å sikre at kommunale midler brukes effektivt og i samsvar med forutsetninger og politiske vedtak slik at fastsatte mål og resultatkrav blir nådd.

Økonomireglementet skal bidra til dette ved å:

  • Klargjøre arbeids- og ansvarsfordelingen i økonomisaker
  • Dokumentere hovedelementene i sentrale økonomirutiner
  • Sikre at økonomireglene i kommuneloven med tilhørende forskrifter og god kommunal Regnskapsskikk (GKRS) følges
  • Sikre de folkevalgte tilfredsstillende beslutningsgrunnlag

Økonomistyringen i kommunen bygger på følgende hovedelementer:

  • Årsbudsjett
  • Økonomiplan
  • Periodisk rapportering og oppfølging
  • Årsregnskap, årsmelding og nasjonal rapportering

1.3       Utfyllende bestemmelser og delegering

Rådmannen kan gi nærmere bestemmelser om utøvelsen av reglementet og har anledning til å videredelegere de fullmakter som gjennom økonomireglementet er tillagt rådmannen; med unntak av de områder der det er presisert at myndigheten er tillagt rådmannen selv.

1.4       Ikrafttreden

Dette reglementet trer i kraft fra vedtaksdato og erstatter alle tidligere regler og instrukser som kommune­styret har vedtatt for kommunens økonomi- og finansforvaltning.       

2.      ØKONOMIPLAN

2.1       Innledning

Kapitlet inneholder retningslinjer og fullmakter i tilknytning til økonomiplanarbeidet.

2.2       Hjemmel

Arbeidet med økonomiplanen er hjemlet i:

  • Plan- og bygningslovens § 11-1, fjerde avsnitt , hvor det heter at ”Kommuneplanen skal ha en handlingsdel som angir hvordan planen skal følges opp de fire påfølgende år eller mer, og revideres årlig. Økonomiplanen etter kommuneloven § 44 kan inngå i handlingsdelen.”  Videre heter det i lovens § 11-2, andre avsnitt at ”Kommuneplanens samfunnsdel skal være grunnlag for sektorenes planer og virksomhet i kommunen.
  • Kommunelovens § 44 – Økonomiplan – som pålegger kommunene en gang i året å vedta en rullerende økonomiplan som skal legges til grunn ved kommunens budsjettarbeid og øvrige planleggingsvirksomhet. Økonomiplanen skal minst omfatte de fire neste budsjettår. Årsbudsjettet skal være identisk med første året i økonomiplanen.

2.3       Formål

Gjennom økonomiplanen skal kommunen oppfylle de mål og strategier som er vedtatt i kommuneplanens langsiktige del.

Kommunen har innført et styringssystem som i større grad bidrar til bedre styringsmuligheter for politiske organer og den enkelte leder.  Fra en ensidig fokusering på økonomiske data, skal også andre områder settes i fokus; Brukerresultater, medarbeiderresultater og samfunnsresultater.

2.4       Arbeidsform og prosess for utarbeidelse av økonomiplan

I tilknytning til kommunestyrets møte i juni avholder kommunestyret den årlige økonomiplankonferansen

I konferansen presenterer rådmannen resultater fra foregående år og gir innspill til sentrale/viktige utfordringer for kommunens tjenesteproduksjon og presenterer økonomiske rammebetingelser med bakgrunn i kommuneproposisjonen som legges fram av regjeringen medio mai.

Med bakgrunn i dette materialet inviteres kommunestyret til prioriteringsdiskusjon om sentrale utfordringer i Løten-samfunnet. Kommunestyrets innspill og prioriteringer innarbeides i rådmannens forslag til foreløpig økonomiplan som legges fram til politisk behandling og vedtak i formannskap og kommunestyrets møte i juni.

Foreløpig økonomiplan inneholder sentrale nøkkeltall som beskriver kommunens økonomiske situasjon og ressursbruk per tjenesteområde med sammenligning mot andre kommuner eller andre relevante sammenligningsgrunnlag.

I foreløpig økonomiplan gir rådmannen en overordnet vurdering av kommunens utfordringer og økonomiske rammebetingelser basert på virkninger av de prioriteringer kommunestyret ga i økonomiplankonferansen.

Kommunestyrets vedtak om foreløpig økonomiplan er styrende for rådmannens arbeid med årsbudsjett og endelig økonomiplan på høsten.

Vedtatt økonomiplan er styrende for kommunens interne forhold ved utarbeidelsen av budsjett for planens første år. Ved vesentlige endringer i kommunens økonomi bør økonomiplanen fremlegges til ny behandling.

Økonomiplanen skal bygge på kommuneplanens langsiktige del, de forutsetninger og økonomiske anslag som fremgår av Kommuneøkonomiproposisjonen og Revidert nasjonalbudsjett som legges fram i mai hvert år. Videre skal det foretas en drøfting av den økonomiske handlefriheten de ulike år i planperioden.

2.5       Kommunestyrets vedtak om økonomiplanen

I henhold til kommuneloven § 44 skal økonomiplanen omfatte hele kommunens virksomhet, være realistisk og settes opp på en oversiktlig måte. Økonomiplanens talldel skal så langt det vurderes som hensiktsmessig, vedtas på samme nivå som årsbudsjettet.

 

 

3.      ÅRSBUDSJETT

3.1       Innledning

Dette kapitlet inneholder retningslinjer og fullmakter i tilknytting til budsjettarbeidet og fordeling og disponering av de bevilgninger som kommunestyret gir i sitt budsjettvedtak. Retningslinjene skal klargjøre innholdet i og fordelingen av de driftsrammer som kommunestyret bevilger i sitt vedtak om årsbudsjett og økonomiplan.

Kapitlet klargjør også hvilke fullmakter kommunestyret delegerer til underordnede organer.

3.2       Hjemmel

I henhold til kommunelovens § 45 skal det årlig vedtas budsjett for det kommende kalenderår.

3.3       Arbeidsform og prosess ved utarbeidelse av årsbudsjettet

Med grunnlag i foreløpig økonomiplan utarbeider rådmannen forslag til budsjett og økonomiplan

Budsjettforslaget består av:

  • Drifts- og investeringsbudsjett. Økonomiske driftsrammer presenteres på nettorammenivå pr. virksomhet og seksjon.
  • Konsekvensjustert budsjett
  • En beskrivelse av prioriterte tiltak med og en oversikt over hvilke mål og resultater som søkes oppnådd.
  • Målekort pr. virksomhet og seksjon (gule sider, vedlegg).
  • Regulativ for kommunale gebyrer og betalingssatser.
  • Obligatoriske oppstillinger over drifts- og investeringsbudsjettet iht. Forskrift om årsbudsjett, budsjettskjema 1 og 2.
  • Status for kommunens økonomiske stilling og oppnådde resultater foregående år.

Rådmannens forslag til budsjett ferdigstilles primo november. Innen medio november orienteres kommunestyret om budsjettforslaget i eget møte. Formålet med orienteringen er å gi kommunestyrets medlemmer et godt grunnlag for den formelle budsjettbehandlingen. I møtet orienterer rådmannen om budsjettforslagets innretning og forutsetninger, og med mulighet for kommunestyrets medlemmer til å stille oppklarende spørsmål.

Påfølgende dag holdes formannskapets budsjettkonferanse hvor budsjettforslaget gjennomgås mer detaljert og formannskapet ”bestiller” utredning av alternative forslag til rådmannens budsjettforslag eller ytterligere utredning av forslag som ligger i budsjettet.

Formannskapets forslag til årsbudsjett og økonomiplan, samt bakgrunnsdokumenter, er offentlige fra det tidspunkt de foreligger i formannskapsmøtene eller sendes ut til medlemmene.

Budsjettforslaget forelegges sentralt samarbeidsforum til orientering og arbeidsmiljøutvalget til behandling og uttalelse.

Kommunestyret vedtar årsbudsjettet og økonomiplanen på grunnlag av innstilling fra formannskapet.

I henhold til kommuneloven § 46 skal årsbudsjettet omfatte hele kommunens virksomhet, være realistisk og settes opp på en oversiktlig måte. Det skal i tilknytning til budsjettvedtaket angis mål og premisser i den grad det er nødvendig for å klargjøre hva kommunestyret ønsker å oppnå med de ulike bevilgningene.

 

Budsjettet vedtas etter de minimumskrav som følger av lov og forskrifter;

  • Inntektssiden i drifts- og investeringsbudsjettet spesifiseres i henhold til budsjettskjema 1A og 2A
  • Bevilgningene i driftsbudsjettet gis som netto driftsrammer pr virksomhetsområde og seksjon og framgår av budsjettskjema 1B.
  • Bevilgningene i investeringsbudsjettet fordeles på ulike prosjekter i henhold til kommunestyrets vedtak og framgår av hovedoversikt investeringsbudsjett.

Kommunestyret vedtar priser/gebyrer for kommunale tjenester. Endringer i priser/gebyrer kan kun gjøres av kommunestyret selv.

3.4       Fordeling og disponering av årsbudsjett

3.4.1    Prinsipper for delegasjon av myndighet i budsjettsaker

Utgangspunktet for de fullmaktene som er gitt, er å gjennomføre det aktivitetsnivået og utnytte de rammene som er gitt av kommunestyret på en best mulig måte. For å sikre at delegeringsreglementet ikke skal føre til at det kan utvikle seg en ustabil, ikke styrbar, økonomisk situasjon, er det avgjørende at fullmaktene utøves innenfor oppsatte rammer og forutsetninger.

Fullmaktene gis under følgende forutsetninger:

  • Virksomhetsledere, seksjonsledere og kommunalsjefer er, overfor rådmannen, ansvarlig for at en holder seg innenfor de gitte bevilgningene og spesielle forutsetninger som er gitt i budsjettvedtaket.
  • Innenfor disse rammene kan omdisponeringer gjøres så lenge omdisponeringene ikke bryter med budsjettets intensjoner, spesielle forutsetninger trukket opp av overordnet politisk organ, eller gir konsekvenser for senere års budsjetter.
  • Delegeringsmyndigheten gjelder ikke iverksettelse av nye varige tiltak eller betydelige utvidelser av eksisterende tiltak. Det påhviler formannskapet, driftsutvalget og rådmannen et særlig ansvar for å utrede de økonomiske konsekvensene av slike tiltak.
  • Dersom det gjennom vedtak knyttet til budsjettet er forutsatt f.eks. en bestemt standard på en tjeneste, utføring av bestemte oppdrag eller bestemte fordelinger av tilskuddsposter, kan dette ikke fravikes gjennom bruk av delegeringsfullmaktene.
  • Når kommunestyret har vedtatt et kostnadsoverslag for et investeringsprosjekt, kan dette kostnadsoverslaget bare endres av kommunestyret selv.
  • I samsvar med vedlegg 1B er virksomhetene tildelt rammer iht nettobudsjetteringsprinsippet. Det betyr at den enkelte virksomhet, når den får økte utgifter innenfor eget område, kan dekke dette inn med økte inntekter uten at netto budsjettbalansen for virksomhetsområdet endres.
  • Vedtak om omdisponeringer må gjøres fortløpende og senest innen 31. desember i budsjettåret. Omdisponeringer skal betraktes som budsjettendringer og skal registreres i budsjettet.

3.4.2    Fordelingsfullmakt

Kommunestyret foretar fordeling av budsjettrammer (netto) til seksjoner og virksomhetsområder. Fordelingsfullmakter til andre organer enn kommunestyret tildeles ikke.

3.4.3    Disponeringsfullmakt

Rådmannen har etter forskriften fullmakt til å disponere bevilgningene, og har ansvaret for å iverksette kommunestyrets vedtak. Med disponeringsfullmakt (anvisningsmyndighet) menes her myndighet til å disponere de bevilgninger som er ført opp i årsbudsjettet.

3.4.4    Andre fullmakter

  • Rådmannen gis fullmakt til å gjennomføre årets låneopptak i samsvar med kommunestyrets budsjettvedtak.
  • Rådmannen gis fullmakt til å fastsette leieinntekter for kommunens eiendommer.
  • Rådmannen gis fullmakt til å inngå leie- og leasingavtaler i den grad det er økonomisk forsvarlig i forhold til kjøp.
  • Rådmannen gis fullmakt til å fastsette egenandeler og priser ved salg av varer og tjenester i kommunen, der disse ikke er fastsatt av annen myndighet.
  • Rådmannen gis fullmakt til å disponere kommunens bankkonti.

3.5       Vedtak om endring av årsbudsjett og endring av fordeling

3.5.1    Kommunestyrets myndighet og kompetanse

Kommunestyret har myndighet til å omprioritere ressursene mellom virksomhetsområder og seksjoner.

Kommunestyret har selv myndighet til å disponere/ omprioritere bruk av skatteinntekter, rammetilskudd, andre generelle statstilskudd, renter og avdrag, budsjettert driftsreserve/overskudd, fond og nye bevilgninger. Slik omdisponering skal fortrinnsvis skje ved behandling av tertialrapportene og etter innstilling fra formannskapet.

Kommunestyret selv foretar endringer av fordelinger innen det vedtatte budsjettet i den grad endringene er i strid med de mål, premisser og prioriteringer som ble lagt til grunn ved opprinnelig vedtak om budsjett. Det samme gjelder hvis endringene på annet vis må regnes for å være av prinsipiell betydning.

3.5.2    Formannskapets myndighet og kompetanse

Formannskapet har fullmakt til å disponere budsjettposten til reserverte tilleggsbevilgninger.

Fullmakten gjelder ikke bevilgningssaker innenfor kulturområdet.

3.5.3    Driftsutvalgets myndighet og kompetanse

Driftsutvalget har fullmakt til å avgjøre bevilgningssaker innenfor kulturområdet.

Myndigheten er begrenset til å gjelde saker der søknadsbeløpet overstiger kr 15 000,- eller saker der administrasjonen ikke innstiller på full innvilgning av søknadsbeløpet.

3.5.4    Rådmannens myndighet og kompetanse

Rådmannen har myndighet til å disponere/fordele budsjetterte midler til spesifikke formål under budsjettansvar 911 ”Felles reserver og ressurser” på de virksomhetsområder og seksjoner kostnadene belastes med mindre kommunestyret uttrykkelig har gjort vedtak om annet eller myndigheten er tillagt andre etter dette reglementet

Rådmannen kan foreta omdisponeringer mellom virksomhetene av praktiske årsaker så lenge det ikke påvirker tjenestenivået. Årsaker kan være endringer i barnetall og barnesammensetning ved hvert skole-/barnehageår og at budsjettmidler er lagt til en annen virksomhet enn der tilbudet faktisk ytes.

Kostnadsdekningsprinsippet skal legges til grunn slik at fullmakten begrenses til budsjettramme og/eller faktisk kostnad.

Rådmannen gis fullmakt til å bestemme at en bevilgning eller en andel av en bevilgning over driftsbudsjettet (netto rammer i budsjettskjema 1 B) innen samme tjeneste kan benyttes til å finansiere kjøp av maskiner, utstyr eller andre tiltak av investeringsmessig karakter. I slike tilfeller økes posten for overføring til investeringsbudsjettet mot at bevilgningen på driftsbudsjettet reduseres tilsvarende. Samtidig økes posten for overføring fra driftsbudsjettet og det aktuelle tiltaket.

Det er en forutsetning at videredelegert myndighet utøves i samråd og forståelse med den som har delegert myndigheten, og i tråd med de prinsipper som gjelder for delegering av myndighet.

3.6       Frist for endring av årsbudsjett

Det kan ikke foretas endring av årsbudsjett etter utløpet av det året budsjettet gjelder for, jf budsjettforskriftens § 15.

3.7       Budsjettoverskridelser

  • Bevilgningene i drifts- og investeringsbudsjettet skal ikke overskrides før det i tilfellet er gitt tilleggsbevilgning.
  • Rådmannen skal gjennom sin budsjettkontroll føre slikt tilsyn at budsjettoverskridelser unngås.
  • Den som har myndighet til å disponere over en bevilgning står ansvarlig i forhold til overordnet myndighet.

3.8       Tilleggsbevilgninger og omdisponeringer

Kommunelovens § 47 inneholder bestemmelser om årsbudsjettets bindende virkning. De rammer som er angitt i årsbudsjettet for utgifter til bestemte formål, må ikke overskrides uten at det på forhånd er foretatt de nødvendige endringer i budsjettet. Unntatt herfra er utgifter som kommunen har en umiddelbar rettslig forpliktelse til å dekke – eksempelvis kontraktsmessig, arbeidsrettslig, erstatningsrettslig, eller basert på rettighetsbestemmelse i lov. Skjer det vesentlige endringer i løpet av budsjettåret i forhold til utgifter og inntekter, skal rådmannen informere kommunestyret, slik at arbeidet med budsjettendring kan komme i gang.

Forslag om tilleggsbevilgninger og omdisponeringer i budsjettet fremmes i så god tid at de som senere skal behandle forslaget får rimelig tid til å vurdere nødvendigheten av den foreslåtte bevilgning og mulighetene for å dekke den.  Når det er nødvendig med tilleggsbevilgninger, skal de forslag som fremmes omfatte hvilke muligheter som foreligger for at bevilgningen kan dekkes enten ved nedsettelse av andre bevilgninger eller forhøyelse av inntektsanslag.

3.9       Budsjettoppfølging

For å muliggjøre en effektiv budsjettoppfølging, skal det i størst mulig grad foretas periodisering av budsjettets driftsdel etter at kommunestyret har vedtatt budsjettet.

Rådmannen skal ved utgangen av hver måned gjøre nødvendige avviksvurderinger i forhold til budsjettet, og iverksette de eventuelle justeringer i driften som er nødvendig for å innarbeide avvikene.

Ved fare for overskridelser på den budsjettrammen som det enkelte nivå har fått seg tildelt, skal det fremmes sak for det organ/enhet som kan ta stilling til den budsjettjusteringssak som fremmes.

 

 

4.      ÅRSREGNSKAPET

4.1       Årsregnskap

Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger, jfr. Forskrift om årsregnskap og årsberetning §3.

Rådmannen gis ansvaret for at det utarbeides årsregnskap for kommunen i henhold til bestemmelsene i kommuneloven med tilhørende forskrifter og god kommunal regnskapsskikk.

Årsregnskapet skal være avlagt innen 15. februar i året etter regnskapsåret og være sluttbehandlet av kommunestyret senest 30. juni i året etter regnskapsåret, jf Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner § 10.

Drift- og investeringsregnskapet skal blant annet vise regnskapstall på minst samme detaljeringsnivå som kommunestyret har vedtatt i årsbudsjettet. Oppstillingene skal minst vise beløp for vedkommende års regnskap, opprinnelig vedtatt årsbudsjett, regulert årsbudsjett og for sist avlagte årsregnskap.

Balanseregnskapet skal vise status for kommunens eiendeler, gjeld og egenkapital ved utgangen av regnskapsåret. Balanseregnskapet skal minst vise beløp for sist avlagte årsregnskap i tillegg til årets regnskap.

Regnskapet skal føres etter anordningsprinsippet; dvs at så langt det er mulig skal alle kjente utgifter/ utbetalinger og inntekter/ innbetalinger i året tas med i årsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når regnskapet avsluttes.

Regnskapet skal føres brutto; dvs. at det ikke skal gjøres fradrag for tilhørende inntekter/ innbetalinger ved føring av utgifter/ utbetalinger. Tilsvarende gjelder ved føring av inntekter/ innbetalinger.

Regnskapsføring av tilgang og bruk av midler skal vises i årsregnskapet. Registrering kun i balansen er ikke tillatt.

4.1.1    God kommunal regnskapsskikk

Regnskapsføringen skal innrettes i samsvar med god kommunal regnskapsskikk. God kommunal regnskapsskikk vil være i kontinuerlig utvikling i regi av Foreningen for god kommunal regnskapsskikk. Denne arbeider for å utvikle standarder/normer innenfor regnskapsområdet.

4.2       Formål

Kapitlet skal ivareta hvem som har kompetansen til å gjennomføre strykninger ved et merforbruk i driftsregnskapet samt å redusere netto merutgift i investeringsregnskapet.

4.3       Myndighet

Formannskapet gis fullmakt til å bestemme tidsplanen for når regnskapet skal behandles i henholdsvis formannskapet og kommunestyret.

Rådmannen gis myndighet til å bestemme fremdrift og opplegg for arbeidet med årsregnskapet, innenfor bestemmelsene i økonomireglementet.

4.4       Regnskapsavleggelse

Regnskapet skal underskrives av rådmannen og seksjonsleder økonomi.

Kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret før årsregnskapet vedtas. Kopi av uttalelsen skal sendes formannskapet før formannskapet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret.

4.5       Strykningsbestemmelser

4.5.1    Kompetanse til å gjennomføre fullstendige strykninger i driftsregnskapet

Rådmannen gis fullmakt til å gjennomføre fulle strykninger dersom driftsregnskapet gjøres opp med et merforbruk.

4.5.2    Kompetanse til å gjennomføre delvise strykninger i driftsregnskapet

Rådmannen gis fullmakt til å gjennomføre delvise strykninger etter følgende prioritering 

  • Overføringer til investeringsregnskapet vedtatt av kommunestyret selv.
  • Avsetning til fond når disse har vært forutsatt finansiert av årets eller tidligere års løpende inntekter eller innbetalinger (disposisjonsfond).
  • Inndekning av tidligere års regnskapsmessige merforbruk når dette har vært forutsatt finansiert av årets eller tidligere års løpende inntekter eller innbetalinger.
  • Stryke budsjetterte overføringer til investeringsregnskapet vedtatt av kommunestyret selv
  • Stryke avsetninger til fond budsjettert av kommunestyret selv.
  • Stryke avsetninger til overskuddsfond. Rådmannen gis fullmakt til å prioritere hvilke avsetninger som helt eller delvis skal strykes
  • Stryke budsjettert avsetning til likviditetsreserve
  • Stryke budsjettert inndekning av tidligere års regnskapsmessige merforbruk

Unntatt for strykninger:

  • Udisponerte øremerkede tilskudd
  • Lov – eller forskriftsfestede avsetninger
  • Inntekter som er blitt større enn det lovgivningen tillater.

4.5.3    Redusere overføringsposten fra driftsregnskapet til investeringsregnskapet

Rådmannen gis fullmakt til å redusere kommunestyrets budsjetterte overføringer til investeringsregnskapet dersom investeringsregnskapet ikke trenger det

4.5.4    Investeringsregnskapet

Rådmannen gis fullmakt til å redusere netto merutgift i investeringsregnskapet etter følgende prioritering:

  • Å redusere budsjettert avsetning til ubundne investeringsfond
  • Å redusere budsjettert avsetning til likviditetsreserve investering
  • Å overføre budsjettert ikke disponert bruk av ubundne investeringsfond til prosjekter med manglende finansiell dekning.

De to første kulepunktene må gjennomføres før det siste kan anvendes.

4.6       Fond

Kommunestyret gir fullmakt til rådmannen å disponere fra seksjonenes og virksomhetenes disposisjonsfond de midler som tilføres disse etter vedtak i kommunestyret.

4.6.1    Virksomhetenes og seksjonenes driftsfond (disposisjonsfond)

I vedtatt organisasjonsmodell har den enkelte virksomhets- og seksjonsleder stor myndighet til å disponere ressurser knyttet til den produksjon av tjenester vedkommende har ansvar for. Samtidig stilles det definerte krav mht. resultater hos den enkelte virksomhet.

For at den enkelte virksomhet skal ha mulighet til å planlegge disponeringen av økonomiske ressurser over en lengre periode enn ett år har Kommunestyret vedtatt innført regler for virksomhetenes/seksjonenes driftsfond.

Innføringen av driftsfond er ment å være et incentiv til virksomheter for å oppnå en effektiv og rasjonell drift, i det mindreforbruk i sin helhet kan beholdes av virksomheten til ”fri benyttelse”.

Prinsipper for driftsfond på virksomhetsnivå:

  • Virksomhetene får overført mindre-/merforbruk med inntil 3 % av revidert budsjettramme.
  • For mindreforbruk kan virksomhetens fond maksimalt utgjøre 10 % av opprinnelig vedtatt budsjett for påfølgende år.
  • For merforbruk kan virksomhetens fond maksimalt utgjør 3 % av opprinnelig vedtatt budsjett for påfølgende år. Virksomheter som har negativt fond skal utarbeide tiltaksplaner slik at fondet går i null innen 2.årsavslutning. Tiltaksplanene følges opp i de løpende budsjettoppfølgingsmøtene mellom staben og virksomheten.
  • For virksomheter som ønsker å ”spare” til spesielle tiltak som overskrider 10 % av budsjettrammen, skal dette fremmes som egen sak og vedtas av driftsutvalget.

4.6.2    Fullmakter til rådmannen

Rådmannen gis fullmakt til å bestemme at det innen driftsbudsjettets respektive bevilgninger (netto rammer i budsjettskjema 1 B) kan disponeres fra seksjonenes og virksomhetenes egne disposisjonsfond og bundne fonds i den grad bruken er i samsvar med midlenes formål og forutsetninger og bruken ellers ikke kan regnes for å være av prinsipiell betydning.

4.6.3    Avsetning til bundne drifts- eller investeringsfond

I de tilfeller kommunen mottar øremerkede tilskudd hvor det ved tildelingen hefter rapporteringsplikt til annet forvaltningsorgan, samt i andre tilfeller hvor midlenes formål ikke kan endres av kommunen og disse ved budsjettårets slutt ikke benyttes fullt ut til det aktuelle formål, gis rådmannen fullmakt til å besørge at det udisponerte beløp avsettes til bundne drifts- eller investeringsfond ved regnskaps­avslutningen.

4.6.4    Særskilt om startlån

Dersom det ved regnskapsavslutningen er innbetalt mer enn det som er budsjettert på mottatte avdrag på startlån, skal det betales inn et ekstraordinært avdrag til Husbanken tilsvarende det overskytende beløpet.

 

 

5.      DIVERSE BESTEMMELSER OM REGNSKAP MV.

5.1       Aktivering av eiendeler

Aktivering i balansen skal foretas for å gi et riktigst mulig uttrykk for verdien av kommunens eiendeler og dermed et mest mulig korrekt forhold mellom eiendeler og bokført egenkapital samt for å danne grunnlag for avskrivninger. Jfr. Forskrift om årsregnskap og årsberetning § 8.

5.2       Avskriving av eiendeler

Utgifter som vedrører anskaffelser av eiendeler for mer enn kr 100.000 og med en levetid utover 3 år, skal føres i investeringsregnskapet og aktiveres i balanseregnskapet. Det samme gjelder for vesentlige vedlikeholdsarbeider som kan regnes som påkostninger, jfr. standard for god kommunal regnskapsskikk nr. 4 om skillet mellom drifts- og investeringsregnskapet.

Rådmannen gis ansvaret for at det foretas årlige avskrivinger. Avskrivningene skal foretas maskinelt innen kommunens regnskaps- og budsjettsystem.

Avskrivningene skal gjøres med like beløp årlig fordelt over eiendelens økonomiske levetid slik avskrivningsperiodene er bestemt gjennom forskriftene. Rådmannen gis fullmakt til å ta avgjørelsen i den grad det er tvil om hvilken anleggsmiddelgruppe anlegget skal henføres til.

Avskrivningstiden skal gjenspeile den normale økonomiske levetiden for driftsmidlet ved alminnelig bruk. Dersom verdien åpenbart forringes raskere enn angitt hva avskrivningsperiodene i forskriftene tilsier gis rådmannen fullmakt til å foreta nedskrivning til virkelig verdi i balansen.

Tomter, boligfelt, industriområder og jordbruks- og skogbruksområder er ikke gjenstand for avskrivninger. Den aktiverte verdien for slike eiendeler reduseres etter hvert som salg skjer.

5.3       Innbetalinger

Alle innbetalinger til kommunen skal skje til bank eller kasse. Rådmannen skal legge til rette for at innbetalinger så langt det er hensiktsmessig skal gjøres via bank på bakgrunn av faktura utstedt av kommunen. Elektroniske innbetalinger må kunne identifiseres, dvs. felt med KID må benyttes. Alle krav på betaling for mottatte varer eller tjenester skal faktureres.

Utbetalingsanvisninger som kommer i posten skal uten opphold leveres økonomiseksjonen og godskrives bankkonto.

Rådmannen gis myndighet til å bestemme nærmere retningslinjer for håndtering av verdipost og føring av verdipostjournal.

5.4       Utbetalinger

Alle utbetalinger som gjelder utgifter i henhold til kommunens budsjett, foretas av økonomiseksjonen. Før en slik utbetaling skjer, skal det foreligge en anvisning på bakgrunn av mottatt faktura, dvs. en utbetalingsordre fra den som har anvisningsmyndighet. Det samme gjelder for utlegg.

Rådmannen gis myndighet til å bestemme nærmere retningslinjer for utbetalinger.

5.4.1    Lønnsutbetalinger

Alle anviste lønnsutbetalinger foretas av økonomiseksjonen etter overføring fra lønnssystemet.  Reiseregninger attesteres av utøver og anvises av leder med anvisningsmyndighet og utbetales av økonomiseksjonen via lønnssystemet.

5.5       Kontantkasse

Rådmannen gis fullmakt til å opprette nye kontantkasser og avslutte eksisterende kontantkasser med varierende beløp samt fastsette nærmere regler for bruk av kontantkasse.

Ved opprettelse eller avvikling skal det alltid gis skriftlig melding til leder av økonomiseksjonen med klar angivelse av hvordan kassen bokføringsmessig er opprettet/ avviklet.

Kontantkasse skal brukes til mindre innkjøp når kredittkjøp ikke er mulig. Kontantkasse kan ikke benyttes til å utbetale lønn eller godtgjørelser av noen art.

Rådmannen har ansvaret for at følgende ivaretas:

  • Det utpekes en ansvarlig person for hver kontantkasse.
  • Det skal foreligge kvitterte bilag for hvert beløp som er utbetalt fra kontantkassen.
  • Ved utbetaling skal det foreligge attestert og anvist bilag.
  • Kassen skal til enhver tid være ajourført slik at kontanter og bilag er avstemt. Kassen skal til enhver tid være tilgjengelig for kontroll fra revisjonen eller økonomiseksjonen..
  • Ved avslutning av kontantkassen, eller ved skifte av ansvarlig person for kontantkassen må kassen avstemmes og gjøres opp i henhold til restbeløp. Restbeløp settes inn på kommunens foliokonto og det vurderes om det er nødvendig å opprette ny kasse

5.6       Utgående fakturaer

Fakturering skal gjøres maskinelt via økonomisystemet. Alt faktureringsgrunnlag skal oppbevares systematisk i minst 10 år.

Alle inntekter skal bokføres i kommunens regnskap når fakturaene sendes ut til kunden.

Fordringsmassen håndteres i henhold til bestemmelsene i kapittelet om innfordring av kommunale krav.

5.7       Refusjonskrav og tilsagnsbrev

Mottatte tilsagnsbrev skal bokføres umiddelbart etter avsendelse og før innbetaling har skjedd. Kravene føres som utestående fordring inntil aktuelt beløp innbetales.

Alle refusjonskrav skal faktureres over kommunens økonomisystem, unntak er tilretteleggingstilskudd fra NAV.

5.8       Korreksjonsbilag

Økonomiseksjonen gis myndighet til å foreta korreksjoner av feilaktige bilag. Ved slike korreksjoner skal det være en gjensidig henvisning mellom det bilaget som blir korrigert og korrigeringsbilaget med referanse til de respektive bilagsnumre. Opprinnelig attestant/ anviser bør gjøres oppmerksom på korreksjoner som har innvirkning på resultat for deres virksomhet.

5.9       Inventarprotokoll

Rådmannen har ansvaret for at det føres enkle og hensiktsmessige inventarprotokoller over kostbart og/ eller lett omsettelig inventar/ utstyr i kommunens eie.

Hvis en gjenstand enten enkeltvis eller flere samlet utgjør en vesentlig verdi, bør dette være gjenstand for inventarføring. Det samme gjelder for attraktive gjenstander som har en viss egenverdi og som samtidig etter forholdene er enkel å fjerne; dvs. at det er en tapsrisiko til stede.

Det skal føres inventarprotokoll over PC-utstyr og kunstverk.

Inventarprotokollene skal være innrettet slik at de bl.a. gir opplysninger om:

  • Type gjenstand
  • Dato for anskaffelse
  • Anskaffelsesbeløp
  • Bilagsnr./fakturanr.
  • Hvem som har ansvaret for gjenstanden (administrativ enhet)
  • Hvor gjenstanden befinner seg

For kunstverk må verkets art, kunstnerens navn, verkets tittel og eventuelt registreringsnummer fremgå.

Inventarprotokollene må innrettes slik at oppfølging og kontroll kan skje raskt og effektivt.

Rådmannen gis fullmakt til å fastsette nærmere bestemmelser om hvordan inventarprotokollene skal føres, om merking samt om kassasjon.

 

 

6       RAPPORTERING

Rådmannen har ansvaret for løpende oppfølging og kontroll av ressursbruken innenfor budsjettet. Formannskapet skal underrettes om ekstraordinære forhold uavhengig av tertialrapporteringen.

6.1       Periodisk rapportering

Kommunestyret skal hvert tertial få seg forelagt tilstandsrapport så langt i året som viser avvik sett i forhold til de mål og premisser som er vedtatt i årsbudsjettet. Vesentlige avvik skal kommenteres særskilt med angivelse av hvilke tiltak som blir iverksatt for at måloppnåelsen skal finne sted. Prognoser for resten av året beskrives i rapporten.

For investeringsprosjekter skal framdriften og økonomiske forhold kommenteres.

Rådmannen skal framlegge tertialrapportene til orientering i Driftsutvalget.

6.2       Årsberetning

Rådmannen har ansvaret for at det utarbeides årsberetning i henhold til kommunelovens § 48 nr. 6 . Årsberetningen legges frem for formannskapet som igjen innstiller overfor kommunestyret. Årsberetningen skal være ferdigbehandlet av kommunestyret senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret samtidig med at årsregnskapet behandles.

I årsberetningen skal kommunens økonomiske stilling og regnskapsresultat beskrives. Årsberetningen skal i tillegg inneholde opplysninger om forhold som er viktig for å bedømme kommunens økonomiske stilling og resultatet som ikke fremkommer av regnskapet. Også andre forhold av vesentlig betydning for kommunen skal beskrives i årsberetningen.

6.3       Nasjonal rapportering (Kostra)

Rådmannen har ansvaret for å ivareta kommunens forpliktelser etter kommuneloven med tilhørende forskrifter hva gjelder å gi departementet løpende informasjon om ressursbruk og tjenesteyting til bruk i nasjonale informasjonssystemer.

 

 

7.      INVESTERINGSPROSJEKTER

7.1       Formål

Kapitlet skal gi retningslinjer slik at alle investeringsprosjekter blir behandlet etter gjeldene lover og regelverk.

7.2       Definisjon av investeringsprosjekt

Et investeringsprosjekt er anskaffelse av varige driftsmidler slik som fast eiendom, bygninger, anlegg, inventar, utstyr, transportmidler, maskiner mv., som forventes brukt i mer enn en regnskapsperiode (1 år). Anskaffelseskostnaden må være på minimum kr 100.000, og driftsmidlet må ha en økonomisk levetid på minst 3 år regnet fra anskaffelsestidspunktet.

Som investeringsprosjekt regnes også utgifter til påkostning.

Som påkostning regnes tiltak som fører eiendelen til en høyere standard eller til en annen funksjonalitet eller endret bruksområde enn den har vært i tidligere. Ved klassifisering av en utgift som påkostning skal det derfor vurderes hvorvidt utgiften bidrar til å øke eiendelens økonomiske levetid i forhold til det som ble lagt til grunn ved anskaffelsen og/eller bidrar til å øke eiendelens kapasitet og funksjonalitet jfr. GKRS standard 4 – avgrensning mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet.

7.3       Behovsutredning

Rådmannen har ansvaret for å ta initiativ til å legge fram påtrengte/ønskelige investeringsbehov. Avhengig av investeringsstørrelsen utarbeider rådmannen en begrunnelse for investeringen som kan inneholde:

  1. Beskrivelser av eksisterende forhold.
  2. Behov for investering.
  3. Vurderinger over løsningsalternativer.
  4. Kostnadsoverslag.
  5. Konsekvenser for driftsbudsjettet herunder også finanskostnader.

7.4       Politiske vedtak før igangsetting

  • Investeringsprosjekter skal som hovedregel behandles under den ordinære budsjettbehandlingen og innarbeides i økonomiplanen.
  • Dersom et investeringsprosjekt fremmes som enkeltsak, må hele økonomiplanen opp til ny behandling med mindre påvirkningen på økonomiplanen er uvesentlig. I slike tilfeller skal påvirkningen kort beskrives i saksfremlegget og innarbeides i neste behandling av økonomiplanen.
  • Før et investeringsprosjekt kan igangsettes må prosjektet være finansiert
  • Arbeidet med forprosjekt og detaljprosjektering skal følge parallelt med prosessene.
  • Investeringsprosjekter skal som hovedregel igangsettes i det året de er budsjettert.
  • Vedtaket skal inneholde:
  1. Utgiftsramme for hele investeringsprosjektet basert på et realistisk utgiftsoverslag herunder konsekvenser for driftsbudsjettet inklusiv fremtidige forvaltnings, drifts- og vedlikeholdsutgifter.
  2. Netto budsjettering er ikke tillatt. Uforutsette tilskudd eller gaver kan ikke brukes til å øke investeringsrammen uten kommunestyret sin godkjenning.

7.5       Oppfølging av investeringsprosjekt i budsjett

  • For investeringsprosjekter som går over flere budsjettår skal årlig investering budsjetteres. Ubrukte investeringsmidler må ved behov rebudsjetteres.
  • Investeringsprosjekter som ikke blir igangsatt i budsjettåret skal vurderes på nytt i økonomiplan- og budsjettsammenheng.
  • Ved rullering av økonomiplanen skal det hvert år foretas en ny vurdering av det enkelte investeringsprosjekt med hensyn til lønns- og prisvekst og konsekvenser for driftsbudsjettet med hensyn til forvaltning, drift og vedlikehold.

7.6       Prosjektansvarlig

  • Prosjektansvarlig (den som har tatt initiativet til investeringsprosjektet og utredet behovet) er ansvarlig for at prosjektet blir realisert
  • Prosjektansvarlig er ansvarlig for:
  1. Framdriftsplan
  2. Økonomisk styring
  3. Rapportering
  4. Utarbeidelse av sluttregnskap

7.7       Forprosjekt

  • Når det foreligger vedtak om forprosjekt skal den som er prosjektansvarlig utarbeide framlegg til spesifisert program med overslag over totale utgifter.

7.8       Kontrahering

Ved vedtak om gjennomføring av et prosjekt, enten ved vedtatt forprosjekt, via økonomiplan og årsbudsjett eller ved enkeltvise politiske vedtak, skal prosjektansvarlig:

  • Velge gjennomføringsmodell for prosjektet
  • Utforme konkurransegrunnlag etter gjennomføringsmodell.
  • Gjennomføre tilbudskonkurranse.
  • Kontrahere entreprenører.

På mindre prosjekter kan rammeavtaler benyttes for kontrahering av entreprenør(er)

7.9       Ferdigstilling og overtakelse

Ved entreprenørens ferdigstilling av kontraktsforpliktelser skal overtakelsesforretning gjennomføres etter Norsk standard og gjeldende forskrifter.

Det skal føres protokoll som skal inneholde mangler og avvik fra kravspesifikasjon, om nødvendig dokumentasjon er overlevert og om nødvendig opplæring er gitt til driftspersonell. Avvik fra ovenstående som medfører at Løten kommune ikke kan drifte tiltaket på normal måte, skal føre til nektelse av overtakelse frem til utbedring har skjedd.

7.10     Oppfølging og rapportering

  • Det skal rapporteres på investeringsprosjekter i forbindelse med tertialrapporteringen.
  • Rådmannen har fullmakt til å stoppe et investeringsprosjekt dersom prosjektet ikke kan gjennomføres uten vesentlige avvik fra vedtatt plan.
  • Dersom et investeringsprosjekt har behov for en tilleggsbevilgning, skal det legges fram en sak for kommunestyret med forslag til finansiering.

7.11     Prosjektregnskap

  • Alle investeringsprosjekter skal føres med ulike prosjektnummer.

7.12     Overtakelse

  • Investeringsprosjektet er ferdig når man har skrevet under overtakelsesforretning, eller at kjøper har overtatt det fulle ansvar (ansvar og risiko er overført).
  • Det skal utarbeides dokumentasjon for forvaltning, drift og vedlikehold for investeringen før overtakelsesforretning gjøres.

7.13     Sluttregnskap

  • Det skal utarbeides sluttregnskap  som viser prosjektets totalkostnad mot vedtatt bevilgning.

 

 

8.      INNFORDRING KOMMUNALE KRAV

8.1       Virkeområde

Dette reglement gjelder ved innfordringen av alle kommunens utestående krav.

Reglementet gjelder ikke ved innfordringen av:

  • Skatt på formue og inntekt
  • Misligholdte startlån, se kap. 9

8.2       Definisjoner

Med begrepet avskrivning menes i dette reglement en rent regnskapsmessig avskrivning av beløpet. Kravet mot skyldneren opprettholdes - og innfordringssaken legges til jevnlig oppfølging inntil kravet nærmer seg foreldelse. Da behandles saken ut i fra rettslig pågang for å sikre kravet for langtidsovervåkning eller avskrivning. Den skal da gjennomgås minimum en gang i året for vurdering/ kontroll av eventuelle endringer i skyldnerens økonomiske situasjon. Med begrepet endelig utgiftsføring forstås i dette reglement at:

  • Innfordringssaken avsluttes
  • Fordringen avskrives, dersom dette ikke allerede er gjort
  • Kravet mot skyldneren frafalles med endelig virkning
  • Den utestående fordring slettes endelig i balanseregnskapet.

Med begrepet krav med legalpant forstås krav som uten særlig avtale og tinglysing er sikret med 1. prioritets pant i fast eiendom - jfr pantelovens § 6-1 og eigedomsskattelova av 1975 § 27.

Innfordring av krav anses påbegynt når faktura er utsendt og forfalt.

8.3       Forsinkelsesrente

Ved mislighold - dvs. betaling etter forfallsdato - skal det fra forfallsdato og inntil betaling skjer beregnes forsinkelsesrente i h.h.t. lov om renter ved forsinket betaling m.m. av 17. des. 1976.

Rådmannen har fullmakt til helt eller delvis å frafalle forsinkelsesrenter dersom skyldneren har hatt rimelig grunn for betalingsforsinkelsen.

8.4       Behandlingsgebyrer

I tillegg til hovedstol med renter/ forsinkelsesrenter og alle kommunens direkte utlegg ved innfordringen (de statlige gebyrer) skal kommunen beregne gebyrer i forbindelse med innfordringsarbeidet. Disse satsene reguleres i takt med lovgivningen. ERP innfordring beregner riktig gebyr etter type sak og type varsel.

Rettsgebyret reguleres i § 1 i lov om rettsgebyr av 17. desember 1982.

Inkassosatsen reguleres i henhold til inkassoforskriftens § 1-2.

8.5       Betalingsfrister

Alle kommunens fakturaer/ fordringer skal ha en forfallstid på minst 14 dager regnet fra og med fakturadato dersom annet ikke er bestemt i lov/ forskrift for bestemte typer krav/ fordringer.

8.6       Innfordring

8.6.1    Betalingsvarsel med varsel om inkasso/utleggsforretning/utkastelse/tvangssalg

Dersom kommunens krav ikke er sikret med legalpant, skal det sendes varsel om betaling med melding om videresending til inkasso/ utleggsforretning/ utkastelse uten ugrunnet opphold dersom kravet ikke er innfridd etter at betalingsfristen er ute. Betalingsvarslet skal ha en betalingsfrist på 14 dager, uten løpedager, regnet fra datoen for utsendelse av varslet. Dette varslet skal også inneholde en orientering til skyldner om at kommunen i tilfelle videre mislighold, uten ytterligere varsel, kan iverksette de beføyelser som er nevnt i betalingsvarslet. Vi følger inkassolovens bestemmelser om innhold i de forskjellige brev og varsel og dette styres av ERP Innfordring som er vårt innfordringssystem.

Betalingsvarslet skal inneholde følgende:

  • Oppgave over hovedstol
  • Oppgave over forfalt beløp/ termin
  • Eventuelt påløpte ordinære renter
  • Varsel om at forsinkelsesrenter vil bli beregnet
  • Påløpte gebyrer/ omkostninger
  • Samlet forfalt beløp med angivelse av betalingsfrist.

I tillegg skal det vedlagt betalingsvarslet følge en enkel orientering om hvilke konsekvenser videre mislighold kan få, så som:

  • Tap av barnehageplass/ skolefritidsordning/ kulturskoleplass
  • Oppsigelse/ utkastelse fra kommunal leilighet
  • Avstengning av vannforsyning
  • Orientering om senere rettslig innfordring/ inkasso og konsekvensene av dette.

Dersom kommunens krav er sikret med legalpant, så skal følgende tiltak iverksettes uten ugrunnet opphold etter at betalingsfristen i betalingsvarslet er ute:

  • Begjæring av tvangssalg.

Før tvangssalg eventuelt begjæres, skal det sendes varsel ved særlig tvangsgrunnlag med 14 dagers betalingsfrist.

8.6.2    Fullmakter i forbindelse med innfordringen

Rådmannen får fullmakt til å iverksette utenrettslig innfordring, herunder:

  • Påleggstrekk i lønn
  • Ta beslutning om tap av plass i barnehage/ skolefritidsordning/ plass i kulturskole
  • Foreta oppsigelse av leieforhold og begjære utkastelse

Virkemiddelbruken skal følge av hva slags kommunalt krav som er gjenstand for innfordring.

Rådmannen får videre fullmakt til å avgjøre om en innfordringssak skal gå til rettslig inkasso.  Fullmakten omfatter rett til å opptre/ underskrive på vegne av kommunen i alle ledd/ deler av en slik prosess - herunder å ta ut stevning og begjære tvangssalg.

8.6.3    Betalingsavtale

Rådmannen gis fullmakt til på ethvert stadium i innfordringsprosessen å inngå betalingsavtale med skyldneren. Dersom en slik betalingsavtale er ledd i et forlik der kommunen må frafalle/ettergi deler av sitt krav, så gis rådmannen fullmakt til å frafalle inntil halvparten av kommunens tilgodehavende, dog beløpsbegrenset oppad til kr 100.000.

8.6.4    Gjeldsordning

Saksbehandler på innfordring får fullmakt til å melde krav i gjeldsordningssaker. Dette omfatter alle typer krav som ligger til økonomiavdelingen og dens innfordringsarbeid. Saksbehandler sammen med dens overordnede skal sammen vurdere forslag til frivillig gjeldsordning eller akkordforslag. Saksbehandler skal vurdere forslaget i hht. lovgivningen og de dokumenter som foreligger og legge saken fram for seksjonsleder for avgjørelse. Avgjørelsen tas etter gitte fullmakter for utgiftsføring etter dette reglementet.

8.7       Fullmakter til rådmannen vedrørende utgiftsførsel og avskrivninger mv, skatteoppkrevers fullmakt til vurdering av tiltak og underskrift på dokumenter.

Situasjon:                                                                  Fullmakt:

  • Skyldner er død og boet oppgjort. Skifteattest etter Skifteloven § 80, lite eller intet til skifte
  • Skyldner er et selskap med begrenset ansvar og boet oppgjort.
  • Fordringen er foreldet.

Rådmannen får fullmakt til å beslutte endelig utgiftsføring.  Det er ingen beløpsbegrensning i disse tilfellene.

 

Personlig skyldner/ aksjeselskap er konkurs, boet er oppgjort og kommunens krav står ved lag.

Rådmannen får fullmakt til å beslutte avskrivning. Det er ingen beløpsbegrensning i disse tilfellene.

Krav som har stått misligholdt i mer enn 10 år etter avholdt utlegg og ingen endring etter undersøkelser kan avskrives.

Krav som er kr 2500,- eller mindre kan avskrives etter 3 år (foreldet) dersom det er gjort forundersøkelser som viser at det ikke finnes noe og ta utlegg i, verken inntekt, eiendom, bil etc.

For å avbryte foreldelse må saken sendes namsmannen og det påløper da et gebyr 

Avskrives av rådmannen. I disse tilfellene gjelder en beløpsbegrensning på kr 100.000.

Krav som er avskrevet og som har vært til observasjon/ langsiktig innfordring i minimum     2 år.

Rådmannen får fullmakt til å beslutte endelig utgiftsføring.  I disse tilfeller gjelder en beløpsbegrensning på kr. 100.000.

Avsluttet innfordringssak/ inkassosak hvor det gjenstår ubetalte forsinkelsesrenter/ gebyrer/ innfordringsutgifter.

Rådmannen får fullmakt til å beslutte endelig utgiftsføring.  Det gjelder i disse tilfeller en beløpsbegrensning på kr. 100.000.

Krav som omfattes av gjeldsordningsloven.

 

Beløpet som ikke skal innbetales avskrives ved inngåelse av gjeldsordningsavtalen, beholdes som langsiktig innfordringssak og blir eventuelt endelig utgiftsført av rådmannen ved oppfyllelse av avtalen. Ingen beløpsbegrensning.

Innbetalinger i saker der det er foretatt endelig utgiftsføring.

 

Hovedstolen i kravene inntektsføres under de formål som tidligere har tatt tapet i forbindelse med avskriving. Innbetalte omkostninger/gebyrer føres på hovedansvarsgruppe 7.

Underskrift på dokumenter

Rådmannen gir fullmakt til å underskrive alle dokumenter

Påleggstrekk, utkastelse, utleggsforretning, tvangssalg av eiendom

Rådmannen gir fullmakt til å vurdere sakene og sende type tvangstiltak som er nødvendig for å få løst saken.

8.8       Fullmakter til formannskapet

Formannskapet får fullmakt til å treffe alle avgjørelser i tilknytning til en innfordringssak, herunder om avskrivning og utgiftsføring, som ikke i dette innfordringsreglement eller i kommunens generelle delegeringsreglement er delegert til rådmannen.

 

 

9.      INNFORDRING AV STARTLÅN

9.1       Generelt

Dette reglement gjelder ved innfordringen av kommunens startlån.

Med startlån menes de lån kommunen tar opp i Den norske stats husbank for videre utlån til individuelle søkere. Dette gjelder startlån og utbedringslån på sosialt grunnlag.

Startlån administreres og innfordres av Lindorff AS. Innfordringsregler følger derfor av de lover og regler som Lindorff er underlagt.

All saksbehandling foretas hos NAV som kommuniserer tiltak og ønsker både til Lindorff og økonomiseksjonen. Saksbehandler har tilgang til låneporteføljen hos Lindorff.

Økonomiseksjonen bokfører bevegelsene og avstemmer regnskapets konti mot Lindorff.

Følgende formålsbestemmelser skal legges til grunn:

  • Kommunen ønsker en så rask og effektiv innfordring av misligholdte lån som lover og forskrifter tillater.
  • Alle saker skal følges opp til fastsatte frister.
  • Det skal tilstrebes en lik behandling av alle kommunens låntakere.
  • Sikre at alle lån blir tilbakebetalt i henhold til de vilkår som fastsettes i kommunens tilsagnsbrev til låntakerne.
  • Låntakerne skal så langt som mulig kunne beholde boligene sine.

9.2       Utgiftsføring av uerholdelige lån

Med utgiftsføring som uerholdelig menes at lånet regnskapsmessig avskrives som tap på utlån. I slike tilfeller vil det fortsatt være rettslig adgang til å gjøre kravet gjeldende og kravet vil bestå fullt ut i forhold til låntaker. Innfordringen skal – med unntak av enkelte tilfeller – ikke avsluttes, men saken skal overføres til langtidsovervåking med henblikk på at låntakers økonomiske situasjon kan endre seg over tid.

Langtidsovervåkning skal ikke skje i følgende tilfeller:

  • Låntaker er helt klart varig ute av stand til å betjene lånet.
  • Låntaker er død og boet er oppgjort.
  • Lånet er foreldet.
  • Avsluttet gjeldsordning administrert av namsretten.
  • Avsluttet utenrettslige gjeldsforhandlinger der dividende godtas.

I denne type saker skal innfordringen avsluttes med endelig virkning når lånet er utgiftsført som uerholdelig.

Lån som ikke lar seg inndrive utgiftsføres som uerholdelige etter forslag fra saksbehandler. Forslaget godkjennes av leder på NAV og stabssjefen. Avgjørelsen treffes av rådmannen, og bokføres av økonomiseksjonen

Uerholdelighet skal bedømmes ut fra rettslige og økonomiske hensyn. Det må foretas nøye undersøkelser med hensyn til innfordringsmulighetene og hvor hensiktsmessig det er å fortsette pågangen mot låntaker. Når det gjelder bagatellbeløp, skal det vurderes om fortsatt innfordring er økonomisk forsvarlig.

Av grunner som kan tilsi utgiftsføring nevnes:

  • Låntaker har ikke betalingsevne, dvs. er insolvent, og kommunen mangler sikkerhet for kravet. Fortsatt innfordring medfører kun økte utgifter for kommunen uten at nødvendig resultat oppnås.
  • Låntaker er død og boet er oppgjort uten hel innfrielse av kommunens krav.
  • Lånet er foreldet.
  • Lånet er udekket etter konkursbehandling.
  • Realisasjon av pantobligasjon/gjeldsbrev/utlegg har ikke gitt dekning.
  • Adgang til trekk i lønn m.v. er utløpt.
  • Låntaker har emigrert eller oppholdssted er ukjent.
  • Det har gått uforholdsmessig lang tid siden lånet har vært forsøkt innfordret.
  • Lånet omfattes av bestemmelsene i Lov om frivillig og tvungen gjeldsordning for privatpersoner av 17. juli 1992 nr. 99.
  • Lånet omfattes av utenrettslige gjeldsforhandlinger.

Ved slik utgiftsføring av lån, skal ikke lånetaker underrettes.

9.3       Ettergivelse av lån

Med ettergivelse menes at lånet regnskapsmessig avskrives som tap på utlån. I slike tilfeller vil det ikke være rettslig adgang til å gjøre kravet gjeldende ved en senere anledning. Innfordringen i saken avsluttes med endelig virkning.

Ettergivelse skjer etter søknad fra låntaker. Låntaker skal straks ha melding om vedtaket i slike tilfeller. Dette behandles av saksbehandler, godkjennes av leder på NAV samt stabssjef og formidles til Lindorff og økonomiseksjonen.

Før avgjørelsen treffes, skal det opplyses om hva som er gjort i saken.

Spørsmålet om hel eller delvis ettergivelse av lån skal avgjøres etter en helhetsvurdering av de foreliggende opplysninger, søkerens økonomiske situasjon, herunder evne til å betjene lånet, og kommunens sikkerhet for lånet. Dersom låntakers økonomiske situasjon vurderes som så god at lånet uten større problemer kan betjenes, skal det i alminnelighet ikke ettergis med mindre helt særlige grunner taler for det.

Låntaker skal straks ha melding når et lån er helt eller delvis ettergitt, eller en søknad er avslått.

Dersom en søknad om ettergivelse blir avgjort ved utgiftsføring, skal låntaker underrettes om at søknaden er avslått, men at innfordringen inntil videre er stilt i bero. Med dette menes at det ikke vil bli iverksatt innfordringstiltak på det nåværende tidspunkt. Det skal imidlertid tas forbehold om at kommunen kan komme tilbake til saken ved en senere anledning.

9.4       Fullmakt til formannskapet

Formannskapet har myndighet til å treffe alle avgjørelser i tilknytning til en innfordringssak, herunder om ettergivelse og utgiftsføring, som ikke i ihht dette innfordringsreglement eller i kommunens generelle delegeringsreglement er delegert til rådmannen.

 

 

 

 

 

 

10.    KJØP AV VARER OG TJENESTER

10.1     Hovedelementer i prosessen med kjøp av varer og tjenester

Følgende oppgaver skal i hovedsak utføres ved kjøp av varer og tjenester:

  • Bestilling
  • Varemottak/ mottak av tjenesteleveranser
  • Fakturaregistrering og -kontroll
  • Attestasjon og anvisning av faktura
  • Betaling og regnskapsføring

10.2     Bestilling

10.2.1  Bestillingsfullmakt

Rådmannen avgjør hvem som gis bestillingsfullmakt; dvs hvem som har rett til å foreta bestillinger/ innkjøp på vegne av kommunen. Bestillingsfullmakt skal som hovedregel gis til samme person som gis attestasjonsfullmakt. Ved tildeling av bestillingsfullmakt kan rådmannen gjøre fullmakten betinget av rekvisisjon i definerte tilfeller.

10.2.2  Bruk av bestillingsfullmakt

Før bestilling skal det føres kontroll med at det er budsjettmidler (eventuelt annen hjemmel) for å gjennomføre bestillingen.

Før bestilling skal det føres kontroll med at kommunens regler for kjøp av varer og tjenester er overholdt i det aktuelle tilfellet.

Før bestilling skal det foretas gjennomgang og kontroll med eventuelt avtaleutkast med henblikk på bl.a. pris, kvalitet, leveringsbetingelser, sanksjoner ved for sen levering, mangelfull levering eller manglende levering. Deretter underskrives et eventuelt avtaledokument av rådmannen eller den han/ hun bemyndiger.

Dokumentasjon av bestillinger skal som hovedregel være skriftlig, men dette kan unnlates for mindre innkjøp. Bestillinger etter en rammeavtale dokumenteres kun med henvisning til den aktuelle rammeavtalen. Bestillinger etter en anbudsprosess dokumenteres med henvisning til den aktuelle innkjøpssaken, anbudsprotokollen eller eventuelt annet særskilt dokument.

Den som bestiller skal be om at faktura sendes som EHF og kommunisere tydelig sitt ressursnummer og at dette MÅ påføres EHF fakturaen.

10.3     Varemottak/ mottak av tjenesteleveranse

10.3.1  Fullmakt til å forestå varemottak og mottak av tjenesteleveranse

Rådmannen avgjør hvem som gis fullmakt til å forestå varemottak og mottak av tjenesteleveranse.

10.3.2  Bruk av fullmakt til å forestå varemottak og mottak av tjenesteleveranse

Organisering, metoder og tiltak i forbindelse med kontroll av varemottaket vil variere avhengig av kjøpets type, størrelse og kompleksitet. Ved varemottak skal det imidlertid, så langt det er hensikts­messig, kontrolleres at kvantum, kvalitet og leveringsbetingelser er i henhold til bestillings­dokumentasjon, kontrakt eller rammeavtale. Dersom leveransen lider av vesentlige mangler eller feil, skal leverandøren umiddelbart gis skriftlig beskjed om dette.

Når det gjelder kjøp av tjenester skal det så langt det er mulig, eller hensiktsmessig, kontrolleres at tjenesten er utført og at resultatet er tilfredsstillende i henhold til bestillingsdokumentasjon, kontrakt eller rammeavtale.

Kontroll av varemottak/ tjenesteleveranser skal foretas av den som har fullmakt til å motta varen/ tjenesten og dokumenteres for senere oppfølging mot faktura fra leverandøren. Signatur for mottaket skal påføres ordreseddel/ faktura eventuelt i eget felt på regnskapsbilaget.

10.4     Fakturakontroll

10.4.1  Fullmakt til å forestå fakturakontroll

Rådmannen avgjør hvem som gis fullmakt til å forestå fakturakontroll. Fullmakt til fakturakontroll skal som hovedregel gis til samme person som gis fullmakt til å forestå varemottak og mottak av tjenesteleveranse.

10.4.2  Bruk av fullmakt til å forestå fakturakontroll:

Organisering, metoder og tiltak i forbindelse med fakturakontrollen vil variere avhengig av kjøpets type, størrelse og kompleksitet. Fakturaen skal imidlertid så langt det er hensiktsmessig kontrolleres mot følgeseddel, rekvisisjonsblankett eller annet bestillingsdokument, når slikt foreligger. Dersom fakturaen mangler spesifikasjon må tilstrekkelig dokumentasjon innhentes av attestant.

I de tilfeller hvor det foreligger særskilt avtale eller rammeavtale om kjøp, skal det foretas priskontroll og utregningskontroll, samt foretas kontroll med at rabatter og forfallsdato er i henhold til hva som er avtalt.

Fakturaen skal mottas elektronisk som en EHF faktura, der dette er vanskelig godtas faktura sendt på e-post som PDF. Der disse alternativene er umulige tar vi imot papirfaktura – disse skal scannes og legges inn i kommunens økonomisystem. . Papirfakturaer skal være originalfaktura, dersom det er umulig å bruke originalfaktura, kan kopi benyttes med påskrift om at denne erstatter originalen. I slikt tilfelle påføres årsaken til at kopi må benyttes.

Ved feil i fakturaen skal det uten opphold tas kontakt med leverandør slik at feilen rettes gjennom kreditnota eller ny korrigert faktura.

Alle fakturaer konteres og sendes til anviser i Agresso Web – dette er samtidig en signatur på at fakturakontroll er utført av attestant.

10.5     Attestasjon

10.5.1  Attestasjonsfullmakt

Rådmannen avgjør hvem som gis attestasjonsmyndighet; dvs. hvem som har rett til å attestere. Alle som videredelegeres anvisningsmyndighet innehar samtidig attestasjonsmyndighet (med mindre rådmannen bestemmer noe annet), men de kan ikke både attestere og anvise på samme bilag.

Attestasjonsmyndigheten skal gis skriftlig med kopi til leder av økonomiseksjonen.

Ingen kan attestere for egne regninger, eller andre utbetalinger til seg selv eller til personer i nær familie. Unntaket er ved reiseregning, her attesteres det av utøver og anvises av dennes leder. Heller ikke kan anvisningsmyndigheten utøves i tilfeller der forvaltningslovens bestemmelser om inhabilitet kunne komme til anvendelse. I slike tilfeller skal attestasjonen foretas av en annen. Underordnet kan attestere overordnedes utgifter.

 

10.5.2  Bruk av attestasjonsfullmakt

Attestasjon skal foretas før anvisning kan finne sted. Den som attesterer har ansvar for å påse at vare- eller tjenestemottaket er i samsvar med bestillingen og at det er foretatt fakturakontroll.

Attestasjon skal videre innebære kontroll av at bilaget føres over rett konto, at det foreligger gyldig vedtak om bevilgning og at det finnes budsjettmessig dekning (eventuelt annen hjemmel) for beløpet. Attestasjon skal også innebære en bekreftelse av at varen/ tjenesten ikke er betalt tidligere. Den som attesterer må videre forsikre seg om at det for øvrig er sikkert grunnlag for å anbefale utbetaling.

Den som foretar attestasjon skal samtidig påføre bilaget korrekt momskode og eventuelt momskompensasjonskode.

Attestasjon for overføringsutgifter innebærer kvittering for at betingelsene for utbetalingen er tilstede. Den som utfører attestasjon skal underskrive på regnskapsbilaget.

10.6     Anvisning

10.6.1  Anvisningsmyndighet

Anvisningsmyndigheten (myndigheten til å disponere de budsjettmidler som er stilt til disposisjon i budsjettvedtak) er delegert til rådmannen.

Rådmannen kan selv overdra anvisningsmyndighet til andre tjenestemenn. Ingen andre enn de som av rådmannen selv er videredelegert anvisningsmyndighet kan foreta anvisning. Melding om videredelegeringen, samt avlagt signaturprøve må være oversendt økonomiseksjonen før myndigheten kan utøves. Rådmannen selv kan trekke tilbake videredelegert anvisningsmyndighet.

Ingen har anvisningsmyndighet for egne regninger eller andre utbetalinger til seg selv, til personer i nær familie eller for utbetalinger til sine direkte overordnede. Heller ikke kan anvisningsmyndigheten utøves i tilfeller der forvaltningslovens bestemmelser om inhabilitet kunne komme til anvendelse.

I de tilfeller der rådmannen selv ikke kan anvise på grunn av bestemmelsene i tredje avsnitt anvises regningen av ordføreren. Ordførerens egne regninger anvises av rådmannen i samsvar med hovedregelen i første avsnitt.

10.6.2  Bruk av anvisningsmyndighet

Før utbetaling skjer skal det foreligge anvisning, dvs. utbetalingsordre fra den som er delegert myndighet til å gi slik ordre. Ordren skal vise utbetaling av et bestemt beløp til en bestemt mottaker (person/firma) og angi fullstendig den konto i regnskapet beløpet skal føres over.

Faste lønninger, andre for en periode uforanderlige utgifter samt renter og avdrag på kommunens gjeld kan utbetales etter såkalte stående anvisninger, dvs. anvisninger som gjelder til annen ordre gis.

Anvisning skal skje uten unødig opphold. Før utbetalingsordre gis skal imidlertid følgende påses:

  • at det foreligger gyldig bekreftelse på at fakturert vare eller tjeneste er mottatt
  • at det foreligger gyldig fakturakontroll
  • at det foreligger gyldig attestasjon
  • at forskriftene for regnskap og økonomireglementets bestemmelser er fulgt ved kontering

11     ANBUD OG ANSKAFFELSESPROSESSER

11.1     Felles om anskaffelser

Kommunale innkjøp skal skje i henhold til de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter samt i henhold til økonomireglementets bestemmelser.

Prosedyrereglene for inngåelse av kontrakter om kjøp av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider skal følges slik de fremgår av lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter.

Der regelverket forutsetter ytterligere særskilte kommunale bestemmelser, eller det er nødvendig med presiseringer utover hva som er bestemt gjennom økonomireglementet, har rådmannen fullmakt til å fastsette disse.

Sentrale avtaler, som er inngått av rådmannen, er bindende for alle virksomheter.

11.1.1  Beløpsgrenser

Kjøp under kr 100 000,-

Omfattes av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999.

Alle kjøp over 10.000 kr skal være gjenstand for konkurranse. Tilbud fra minst 3 tilbydere bør innhentes.  Anskaffelsen skal dokumenteres og arkiveres i kommunens sakssystem.

Kjøp over 100 000,-

Omfattes av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 og  Forskrift om offentlige anskaffelser  07.april  2006.

11.1.1  Føring av anskaffelsesprotokoll

Det er innført et krav om enkel protokollplikt for alle anskaffelser over 100 000 kroner eks. mva, jf. forskriftens § 3-2. Protokollplikten er noe mer omfattende for anskaffelser etter del II og III, enn for anskaffelser etter del I. Skjemaene for Løten kommune finnes på http://intra.loten.kommune.no , under ”Innkjøp”. Forskriften pålegger oppdragsgiver å føre protokoll gjennom hele anskaffelsesprosessen.

11.1.2  Hovedregel ved tildeling av kontrakt

Tildeling av kontrakt skal som hovedregel skje på grunnlag av hvilket tilbud/ anbud som er det mest økonomisk fordelaktige. Rådmannen gis fullmakt til å fastsette hvilke kriterier som skal legges til grunn og innta disse i konkurransegrunnlaget eller kunngjøringen.

Rådmannen gis imidlertid også fullmakt til å bestemme at kontraktstildeling kan skje utelukkende ut fra hvilket tilbud/ anbud som har lavest pris.

Anskaffelsene skal være miljøeffektive og bidra til omdømmebygging for kommunen som organisasjon som tar ansvar for miljø og bærekraft. Anskaffelsens art og kommunenes miljømål er førende for hvilke miljøkrav som stilles. Vi skal arbeide for å minimere vår virksomhets negative innvirkning på miljøet gjennom hele verdikjeden.

Ved planlegging av den enkelte anskaffelse skal det tas hensyn til anskaffelsens livssykluskostnader og miljømessige konsekvenser, jf § 6 i Lov om offentlige anskaffelser.

Miljøkrav som stilles skal være leverandørutviklende og gi tydelige signaler til markedet om at miljøtilpassing er et kundekrav

11.2     Krav til Løten kommunes leverandører

Løten kommune vil holde en høy etisk standard ved valg av og samarbeid med leverandører av varer og tjenester. På bakgrunn av dette er det utarbeidet en egenerklæring ”Egenerklæring for leverandører til Løten kommune”. Denne skal anvendes som et kvalifikasjonskrav ved valg av og samarbeid med leverandører, dvs. at leverandøren må kunne undertegne egenerklæringen. Skjemaet for egenerklæring finnes på http://intra.loten.kommune.no , under ”Innkjøp”.

11.3     Rammeavtaler mv

11.3.1  Begrep

Med begrepet rammeavtale menes i det videre en kontraktstype hvor en leverandør forplikter seg til å levere varer til nærmere bestemt pris og kvalitet uten at kjøper forplikter seg til kjøp av noe bestemt kvantum. En slik leverandør kan være eneleverandør av de varer og tjenester avtalen omfatter. Det kan også åpnes for parallelle rammeavtaler der dette er hensiktsmessig. I de tilfellene rådmannen vurderer innkjøpene som egne prosjekter skal det gjennom rammeavtalene ligge til rette for at kommunen står fritt til å gå ut til andre leverandører.

11.3.2  Kommunale rammeavtaler - fullmakter

Rådmannen gis myndighet til å inngå rammeavtaler om kjøp av varer og tjenester. Slike avtaler kan også forlenges av rådmannen i henhold til avtalenes bestemmelser. Rammeavtaler kan som hovedregel ikke inngås for mer enn fire år, jfr. forskriftens §§ 6-1, fjerde ledd og 15-1, fjerde ledd.

Det forutsettes at de innkjøpsvilkår som følger rammeavtalen i det vesentlige følger kommunens alminnelige innkjøpsvilkår slik det følger av økonomireglementet. Rådmannen gis fullmakt til å foreta eventuelle avvik fra vilkårene.

11.3.3  Interkommunale rammeavtaler - fullmakter

Rådmannen gis myndighet til å inngå interkommunale rammeavtaler om kjøp av varer og tjenester. Slike avtaler kan også forlenges av rådmannen i henhold til avtalenes bestemmelser.

Det forutsettes at de innkjøpsvilkår som følger den interkommunale avtalen i det vesentlige tilsvarer kommunes egne bestemmelser om alminnelige innkjøpsvilkår slik det følger av økonomireglementet. Rådmannen gis fullmakt til å foreta eventuelle avvik fra vilkårene.

11.4     Leieavtaler/leasingavtaler

Formannskapet må godkjenne rammer (omfang og formål) for hva som kan inngås av leasingavtaler innenfor vedtatt budsjett og økonomiplan. Rådmannen selv gis fullmakt til å inngå kontrakt om leasingavtale innenfor hva formannskapet har vedtatt.

Rådmannen delegeres myndighet til å inngå leieavtaler og leasingavtaler når den anslåtte årlige verdi ikke overstiger kr 1.000.000  Når den anslåtte årlige verdien overstiger kr 1.000.000, tilligger myndigheten formannskapet. Formannskapet kan delegere sin myndighet til rådmannen i enkeltsaker. Det er uansett en forutsetning at leieavtalen er i samsvar med hva som er forutsatt i vedtatt budsjett.

 

 

12     FINANSREGLEMENTET

12.1     Finansreglementets virkeområde

12.1.1  Hensikten med reglementet

Reglementet gir rammer og retningslinjer for kommunens finansforvaltning. Reglementet utgjør en samlet oversikt over de rammer og begrensninger som gjelder, og underliggende fullmakter/instrukser og rutiner skal hjemles i henhold til dette reglementet. Reglementet definerer avkastnings- og risikonivå for plassering og forvaltning av likvide midler beregnet for driftsformål, opptak av lån/gjeldsforvaltning og plassering og forvaltning av langsiktige finansielle aktiva.

12.1.2  Formålet med kommunens finansforvaltning

 

Finansforvaltningen har som overordnet formål å sikre en rimelig avkastning samt stabile og lave netto finansieringskostnader for kommunens aktiviteter innenfor definerte risikorammer.

Dette søkes oppnådd gjennom følgende delmål:

  • Kommunen skal til enhver tid ha likviditet (inkludert trekkrettigheter/kassekreditt) til å dekke løpende forpliktelser.
  • Plassert overskuddslikviditet skal over tid gi en god og konkurransedyktig avkastning innenfor definerte krav til likviditet og risiko, hensyntatt tidsperspektiv på plasseringene.
  • Lånte midler skal over tid gi lavest mulig totalkostnad innenfor definerte krav til refinansieringsrisiko og renterisiko, hensyntatt behov for forutsigbarhet i lånekostnader.
  • Forvalting av langsiktige finansielle aktiva skal gi en god langsiktig avkastning til akseptabel risiko, som over tid skal bidra til å gi kommunens innbyggere et best mulig tjenestetilbud.

12.1.3  Hvem reglementet gjelder for

Reglementet gjelder for hele kommunen, samt for virksomhet i kommunale foretak etter kommuneloven kapittel 11 og interkommunalt samarbeid etter kommuneloven § 27. 

I den grad disse virksomhetene har egen finansforvaltning skal denne utøves i tråd med dette reglementet, eller i tilfellet med interkommunalt samarbeid, etter et omforent finansreglement som er godkjent av kommunestyret.

12.2     Hjemmel og gyldighet

Reglementet er hjemlet i:

  • Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992, § 52.
  • Forskrift om kommuner og fylkeskommuners finansforvaltning fastsatt av KRD 9. juni 2009

12.3     Forvaltning og forvaltningstyper

I samsvar med bestemmelsene i forskriften om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning skal reglementet omfatte forvaltningen av alle kommunens finansielle aktive (plasseringer) og passiva (rentebærende gjeld). Gjennom dette reglementet er det vedtatt målsettinger, strategier og rammer for:

  • Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål.
  • Forvaltning av kommunens gjeldsportefølje og øvrige finansieringsavtaler.
  • Plassering og forvaltning av kommunens langsiktige finansielle aktiva.

 

12.4     Generelle rammer og begrensinger

  • Kommunestyret skal gjennom fastsettelse av dette reglementet ta stilling til hva som er tilfredsstillende avkastning og vesentlig finansielle risiko, jfr. kommunelovens § 52.
  • Reglementet skal baseres på kommunens egen kunnskap om finansielle markeder og instrumenter.
  • Kommunestyret skal ta stilling til prinsipielle spørsmål om finansforvaltningen, herunder hva som regnes som langsiktige finansielle aktiva. Det påligger rådmannen en selvstendig plikt til å utrede og legge frem saker for kommunestyret som anses som prinsipielle.
  • Rådmannen skal fortløpende vurdere egnetheten av reglementets forskjellige rammer og begrensninger, og om disse på en klar og tydelig måte sikrer at kapitalforvaltningen utøves forsvarlig i forhold til de risikoer kommunen er eksponert for.
  • Det tilligger rådmannen å inngå avtaler i overensstemmelse med dette reglementet.
  • Det tilligger rådmannen med hjemmel i dette reglementet å utarbeide nødvendige fullmakter/instrukser/rutiner for de enkelte forvaltningsformer som er i overensstemmelse med kommunens overordnede økonomibestemmelser.  
  • Finansielle instrumenter og/eller produkter som ikke er eksplisitt tillatt brukt gjennom dette reglementet, kan ikke benyttes i kommunens finansforvaltning.

12.5     Etiske retningslinjer 

De etiske retningslinjene som til enhver tid er gjeldende for Statens Pensjonsfond Utland, skal være retningsgivende for kommunens kapitalforvaltning.

Kommunen skal påse at samarbeidende forvaltere er informert om både forvaltningsrammer og etiske retningslinjer i kommunens reglement for finansforvaltning.  Det er kommunens mål at kapital ikke plasseres i selskaper med en uakseptabel etisk profil, og at det derfor velges forvaltere som hensyntar de etiske sidene ved utvelgelsen av sine investeringer. 

Dersom kommunen blir gjort oppmerksom på at det hos en forvalter er plasseringer i selskaper med en uakseptabel etisk profil, skal dette tas opp til diskusjon med forvalteren med sikte på at nevnte plasseringer gjort av forvalteren, opphører, eller at kommunen trekker seg ut av det aktuelle produkt hos forvalteren.

12.6     Forvaltning av kortsiktig ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål

Kommunen skal inngå rammeavtale for å ivareta det løpende behov for bank­tjenester. 

Kommunens driftslikviditet skal som hovedregel plasseres i kommunens hovedbank, eventuelt supplert med innskudd i andre større spare- eller forretningsbanker med forvaltningskapital som overstiger NOK 2 mrd.

Kommunens midler til driftsformål (herunder ledig likviditet) kan plasseres i bankinnskudd, pengemarkedsfond og rentebærende verdipapirer med kort løpetid. Alle plasseringer skal gjøres i norske kroner (NOK).

Ledig likviditet fastsettes ved en vurdering basert på tidligere års likviditetsbehov og særegne behov for budsjettåret (likviditetsprognose).

Ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål, utover hva som trengs til dekning av kommunens løpende forpliktelser, fratrukket forventede innbetalinger, de kommende 12 måneder kan plasseres etter følgende retningslinjer:

12.6.1  Innskudd i bank

For bankinnskudd gjelder følgende begrensninger:

  1. Tidsbinding kan avtales for en periode på inntil 1 år, og sum tidsinnskudd kan ikke overstige 50 % av ledig likviditet. Tidsinnskudd kan heller ikke overstige NOK 20 mill pr bank.
  2. Det kan kun plasseres i norske banker med en rating tilsvarende minimum BBB-. Ratingen skal ikke være eldre enn 6 måneder og foreligge fra minst ett internasjonalt anerkjent ratingbyrå, eller minst to meglerhus.

12.6.2  Andeler i pengemarkedsfond

For plassering i pengemarkedsfond gjelder følgende:

  1. Midler kan kun plasseres i fond forvaltet av selskap med bred verdipapirforvaltning og som inngår som en del av anerkjent institusjon/finanskonsern.
  2. Det skal kun plasseres i fond med rentefølsomhet kortere enn 12 måneder.
  3. Ingen av fondets enkeltpapirer skal ha lavere kredittrating enn BBB- (”investment grade”), eller de skal være vurdert av forvalter til å ha minimum tilsvarende kredittkvalitet.
  4. Porteføljen i aktuelle pengemarkedsfond kan bestå av papirer med inntil 20 % BIS-vekt, herunder:
  • Rentebærende papirer utstedt eller garantert av den norske stat.
  • Rentebærende NOK denominerte papirer utstedt eller garantert av OECD/EØS sone A stater[1].
  • Obligasjoner med fortrinnsrett (særskilt sikrete obligasjoner)[2]
  • Rentebærende papirer utstedt eller garantert av norske statsforetak.
  • Rentebærende papirer utstedt eller garantert av norske kommuner eller fylkeskommuner.
  • Rentebærende papirer, i form av ”senior” sertifikat – og obligasjonslån, utstedt eller garantert av norske banker eller kredittinstitusjoner.
  1. Det kan ikke plasseres midler i pengemarkedsfond som inneholder industriobligasjoner, ansvarlige lån eller fondsobligasjoner.
  2. Det skal ikke være begrensninger på uttaksretten i fondene som benyttes, og midlene skal alltid være tilgjengelige på få dager.
  3. Samlet gjennomsnittlig løpetid for kreditten (kredittdurasjonen) i et enkelt pengemarkedsfond skal ikke overstige 1,5 år.

12.6.3  Direkte eie av verdipapirer

For direkte plassering i rentebærende papirer gjelder følgende:

  1. Det skal kun plasseres i rentebærende papirer med kortere bindingstid enn 12 måneder.  

Inntil 40 % av ledig likviditet kan plasseres i papirer med endelig forfall opp til 2 år fram i tid, men allikevel slik at gjenstående bindingstid ikke overstiger 1 år.  

  1. Ingen enkeltpapirer skal ha lavere kredittrating enn BBB- (”investment grade”) på investeringstidspunktet, eller vurdert av forvalter til å ha minimum tilsvarende kredittkvalitet.
  2. Papirene kan ha inntil 20 % BIS-vekt, og kan bestå av:
  • Rentebærende papirer utstedt eller garantert av den norske stat.
  • Rentebærende papirer utstedt eller garantert av norske statsforetak.
  • Rentebærende papirer utstedt eller garantert av norske kommuner eller fylkeskommuner.
  • Rentebærende papirer, i form av ”senior” sertifikat – og obligasjonslån, utstedt eller garantert av norske banker eller kredittinstitusjoner.
  1. Det kan ikke plasseres midler direkte i industriobligasjoner, ansvarlige lånekapital, fondsobligasjoner, grunnfondsbevis/egenkapitalbevis eller aksjer. 
  2. Ingen enkeltplassering i rentebærende papirer kan utgjøre mer enn kr 20 millioner. Unntatt fra denne begrensningen er plasseringer i statspapirer.

 

12.6.4  Felles plasseringsbegrensninger

  • Kommunens samlete innskudd i bank/kredittinstitusjon (inkl. direkte eie av verdipapirer utstedt eller garantert av institusjonen) skal ikke overstige 2 % av institusjonens forvaltningskapital
  • Kommunens eierandel i et pengemarkedsfond skal ikke overstige 5 % av fondets forvaltningskapital.

12.7     Forvaltning av kommunens gjeldsportefølje og øvrige finansieringsavtaler

12.7.1  Vedtak om opptak av lån

Kommunestyret skal fatte vedtak om opptak av nye lån, herunder også finansiell leasing i budsjettåret.

Med utgangspunkt i kommunestyrets vedtak skal rådmannen eller den han bemyndiger gjennomføre låneopptak, herunder godkjenning av lånevilkår og signering av avtale, og for øvrig forvaltning av kommunens innlån etter de retningslinjer som framgår av dette reglementet, og i tråd med bestemmelsene i kommunelovens § 50 om låneopptak. Lånet opptas ikke før nødvendige god­kjenninger er innhentet.

Det tilligger rådmann å avgjøre om lånet tas opp som enkeltlån eller samlelån.

Rådmannen gis fullmakt til refinansiering av lån, forutsatt at det medfører en bedre utgiftsprofil på porteføljen.

12.7.2  Valg av låneinstrumenter

Det kan kun tas opp lån i norske kroner.

Lån kan tas opp som direkte lån i offentlige og private finansinstitusjoner, samt i livselskaper. Det er også adgang til å legge ut lån i sertifikat- og obligasjons­markedet.

Finansiering kan også skje gjennom finansiell leasing. 

12.7.3  Tidspunkt for låneopptak

Låneopptakene skal vurderes opp mot likviditetsbehov, vedtatt investerings­budsjett, forventninger om fremtidig renteutvikling og generelle markedsforhold.

12.7.4  Konkurrerende tilbud

Låneopptak skal søkes gjennomført til markedets gunstigste betingelser. Det skal innhentes minst 2 konkurrerende tilbud fra aktuelle långivere.  Det kan gjøres unntak fra denne reglen for situasjoner hvor kommunen velger å legge ut sertifikat- eller obligasjonslån gjennom å gi en tilrettelegger et eksklusivt mandat.  Prinsippet kan også fravikes ved låneopptak i statsbank (f.eks startlån i Husbanken). 

12.7.5  Rammer og retningslinjer for forvaltning av gjeldsporteføljen og øvrige finansieringsavtaler

Forvaltningen skal legges opp i henhold til følgende;

  1. Refinansieringsrisikoen skal reduseres ved å spre tidspunkt for renteregulering/forfall.
  2. Maksimum 30 % av porteføljen kan ha forfall innenfor en tidshorisont på 1 år. 
  3. Maksimal vektet rentebinding av den totale gjeldsportefølje skal ikke ha en vektet rentebindingstid som overstiger 4 år.
  4. Låneporteføljen skal til enhver tid ha en andel av flytende rente på minimum 40 %. Restandelen av låneporteføljen vurderes fortløpende av rådmannen ut i fra markedssituasjonen.
  5. Renterisiko som følge av valgt renteeksponering under bokstav d) møtes ved å budsjettere med en renterisikomargin på 0,5% utover nivået på flytende rente i budsjett- og økonomiplanperioden på budsjetteringstidspunktet fram til renterisikofondet har nådd maksimal størrelse.
  6. Renterisikofond. Differanse mellom budsjettert og faktisk rente i regnskapsåret avsettes til/finansieres av et eget renterisikofond. Renterisikofondets størrelse kan maksimalt utgjøre 2 % av total lånegjeld ved regnskapsårets utgang. Renterisikofondets størrelse reguleres i årsoppgjøret.
  7. Rentesikringsinstrumenter kan benyttes til styring og optimalisering av kommunens renterisiko innenfor generelle rammer for renterisiko.

12.7.6  Størrelse på enkeltlån – spredning av låneopptak

Forvaltningen legges opp i henhold til følgende;

  1. Låneporteføljen skal bestå av færrest mulig lån, dog slik at refinansieringsrisikoen ved ordinære låneforfall begrenses.
  2. Et enkeltlån kan ikke utgjøre mer enn 33 % av kommunens samlede gjeldsportefølje
  3. Under ellers like forhold vil det være formålstjenlig at kommunen fordeler låneopptakene på flere lånegivere.

12.8     Forvaltning av kommunens langsiktige finansielle aktiva

12.8.1  Formål

Forvaltning av kommunens langsiktige finansielle aktiva har som formål å sikre en lang­siktig avkastning som kan bidra til å gi innbyggerne i kommunen et godt tjenestetilbud.  Det skal styres etter en rullerende investeringshorisont på minimum 5 år, samtidig som en søker å oppnå en positiv årlig avkastning minst lik økning i konsumprisindeksen slik at kapital­verdien på plasseringene opprettholdes.

12.8.2  Definisjon av langsiktige finansielle aktiva

Langsiktige finansielle aktiva omfatter de finansielle eiendeler som i henhold til foreliggende prognoser, budsjetter eller planer ikke skal benyttes til drift, investeringer eller nedbetaling av gjeld de nærmeste 36 måneder.

12.8.3  Rammer for langsiktige finansielle aktiva

Inntil 50 % av kommunens tilgjengelige langsiktig likviditet kan plasseres i langsiktige finansielle aktiva med bindingstid opp til 3 år og endelig forfall inntil 10 år fram i tid.

Midler kan ikke plasseres i produkter der kurssvingninger kan gi tap på innskutt kapital.

Meravkastning skal søkes oppnådd gjennom langsiktig plassering i rentepapirer og andre plasseringer som over tid kan vise til høyere avkastning enn tradisjonell sparing i bank.

12.8.4  Andeler i pengemarkedsfond

For plassering i pengemarkedsfond gjelder følgende:

  1. Midler kan kun plasseres i fond forvaltet av selskap med bred verdipapirforvaltning og som inngår som en del av anerkjent institusjon/finanskonsern.
  2. Det skal kun plasseres i fond med rentefølsomhet kortere enn 12 måneder.
  3. Ingen av fondets enkeltpapirer skal ha lavere kredittrating enn BBB- (”investment grade”), eller de skal være vurdert av forvalter til å ha minimum tilsvarende kredittkvalitet.
  4. Porteføljen i aktuelle pengemarkedsfond kan bestå av papirer med inntil 20 % BIS-vekt, herunder:
  • Rentebærende NOK denominerte papirer utstedt eller garantert av OECD/EØS sone A stater[3] eller norske offentlige myndigheter.
  • Obligasjoner med fortrinnsrett (særskilt sikrete obligasjoner)[4]
  • Rentebærende papirer, i form av ”senior” sertifikat – og obligasjonslån, utstedt eller garantert av norske banker eller kredittinstitusjoner.
  1. Det skal ikke være begrensninger på uttaksretten i fondene som benyttes, og midlene skal alltid være tilgjengelige på få dager.
  2. Samlet gjennomsnittlig løpetid for kreditten (kredittdurasjonen) i et enkelt pengemarkedsfond skal ikke overstige 1,5 år.

12.8.5  Direkte eie av verdipapirer

For direkte eie av verdipapirer gjelder følgende:

  1. Det skal kun plasseres i rentebærende papirer. Inntil 50 % av ledig likviditet kan plasseres i papirer med endelig forfall opp til 10 år, men allikevel slik at gjennomsnittlig gjenstående bindingstid ikke overstiger 3 år. Øvrig kapital kan plasseres i papirer med kortere løpetid enn 36 måneder til endelig forfall.   
  2. Ingen enkeltpapirer skal ha lavere kredittrating enn BBB- (”investment grade”) på investeringstidspunktet, eller vurdert av forvalter til å ha minimum tilsvarende kredittkvalitet.
  3. Papirene kan ha inntil 20 % BIS-vekt, og kan bestå av:
  • Rentebærende papirer utstedt eller garantert av den norske stat.
  • Rentebærende papirer utstedt eller garantert av norske statsforetak.
  • Rentebærende papirer utstedt eller garantert av norske kommuner eller fylkeskommuner.
  • Rentebærende papirer, i form av ”senior” sertifikat – og obligasjonslån, utstedt eller garantert av norske banker eller kredittinstitusjoner.
  1. Det kan ikke plasseres midler direkte i industriobligasjoner, ansvarlige lånekapital, fondsobligasjoner, grunnfondsbevis/egenkapitalbevis eller aksjer. 
  2. Ingen enkeltplassering i rentebærende papirer kan utgjøre mer enn kr 40 millioner. Unntatt fra denne begrensningen er plasseringer i statspapirer.

12.8.6  Felles plasseringsbegrensninger

  • Kommunens samlete innskudd i bank/kredittinstitusjon (inkl. direkte eie av verdipapirer utstedt eller garantert av institusjonen) skal ikke overstige 2 % av institusjonens forvaltningskapital
  • Kommunens eierandel i et pengemarkedsfond skal ikke overstige 5 % av fondets forvaltningskapital.

12.9     Kvalitetssikring av finansiell risiko

12.9.1  Kvalitetssikring

Finansforskriften pålegger kommunestyret å la uavhengig kompetanse vurdere:

  • om finansreglementet legger rammer for en finansforvaltning som er i tråd med kommunelovens regler og reglene i finansforskriften
  • rutinene for vurdering og håndtering av finansiell risiko
  • rutinene for å avdekke avvik fra finansreglementet

Rådmannen pålegges ansvar for at slike vurderinger innhentes eksternt. 

Kvalitetssikring av finansreglementet skal finne sted før kommunestyret vedtar endringer av eller nytt finansreglement.

Det skal rapporteres på utført kvalitetssikring av rutinene som del av den årlige rapporteringen.

12.10   Rapportering og oppfølging 

Rådmannen skal hvert tertial, legge frem rapporter for kommunestyret som viser status og utvikling gjennom året for finansforvaltningen.

Tertialrapportene framstilles som statusrapporter med kun en tabellmessig fremstilling av status, mål og avvik.  I forbindelse med årsmeldingen gis det en nærmere redegjørelse for måloppnåelse, endring i risikoeksponering og markedsendringer. I tillegg redegjøres det for de markedsbetraktninger som er lagt til grunn for forvaltningen i det kommende året.

12.10.1            Rapportering om forvaltning av kortsiktig ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål

Rapporten skal minimum angi følgende:

  • Fordeling på de ulike plasseringsalternativer/typer aktiva i kroner (markedsverdier) og i prosent av de samlede midler til driftsformål.
  • Oppnådde rentebetingelser sammenlignet med markedsrenter.
  • Rådmannens kommentarer knyttet til sammensetning, rentebetingelser/avkastning, vesentlige markedsendringer og endring i risikoeksponering.
  • Avvik mellom faktisk forvaltning og kravene i finansreglementet; herunder beskrivelse av tiltak som er gjennomført for oppretting av avviket.
  • VaR-analyse

12.10.2            Rapportering om forvaltning av kommunens gjeldsportefølje og øvrige finansieringsavtaler

For gjeldsforvaltningen skal det minimum rapporteres om følgende:

  • Opptak av nye lån (inkl. avtaler om finansiell leasing) så langt i året.
  • Refinansiering av eldre lån så langt i året.
  • Sammensetning av låneporteføljen fordelt på de ulike typer passiva (i NOK og %).
  • Løpetid for passiva og gjennomsnittlig rentebinding.
  • Egne rentebetingelser sammenlignet med markedsbetingelser (benchmark).
  • Rådmannens kommentarer knyttet til endring i risikoeksponering, gjenværende rentebinding og rentebetingelser i forhold til kommunens økonomiske situasjon og markedssituasjonen i lånemarkedet, samt forestående finansierings-/refinansieringsbehov .
  • Avvik mellom faktisk forvaltning og kravene i finansreglementet; herunder beskrivelse av tiltak som er gjennomført for oppretting av avviket.
  • Sensitivitetsberegning av gjeldsporteføljen..
  • Renterisikofondets størrelse.

12.11   Administrative rutiner og avvikshåndtering

Rådmannen skal utarbeide interne forvaltnings- og kontrollrutiner som sikrer at reglementet ivaretas.

Avvik fra reglementet skal uten unødig opphold korrigeres så sant ikke Kommunestyret har besluttet annet.

 

 

12.12   Ord og uttrykk i finansreglementet

I finansforvaltningen blir det benyttet mange faguttrykk. Nedenfor følger en oversikt og forklaring til de mest vanlige av disse.

Stresstest

Test av en finansportefølje for å kunne måle effekten (sannsynligheten for tap) ved forhåndsdefinerte markedssjokk.

Følgende parametere skal legges til grunn ved stresstesting:

  • + 2 % parallelt skifte av rentekurve
  • - 10 % verdiendring på eiendom og hedgefond
  • - 20 % verdiendring på utenlandske aksjer
  • - 30 % verdiendring på norske aksjer

Value at Risk (VaR)

Value at Risk er et risikomål som forteller hvilket verditap som kan inntreffe i løpet av ett år, eksempelvis: det er mindre enn 95 % sannsynlighet for at tapet blir mindre enn x kr eller x %. Beregningen er basert på historiske data og forutsetninger om fremtidig avkastning.

Sensitivitetstest

Synliggjøring av hvor mye rentekostnaden for kommunen vil øke innenfor en 12 mnd. periode dersom pengemarkedsrenten øker med 1 %

Rating

Et uttrykk for kredittkvaliteten (kredittrisikoen) på et gjeldsinstrument eller en finansinstitusjon. Bokstavene A-D brukes for å uttrykke kvaliteten hvor A er en sikker investering med lav risiko.

BIS-vekt

Bank of international settlements (BIS) har satt opp retningslinjer for hvordan en skal risikovekte en låntager. Skalaen går frå 0% til 100%, der 0% er lavest. Staten er vekta 0%, mens kommuner og banker er vektet 20%. Industriselskap er vektet 100%. Det samme er kommunegaranterte lån, dvs. selskap, stiftelser og andre som tar opp lån med kommunal garanti.

Aksjer

En aksje er egenkapitalinstrument. Investering i aksjer gir ikke krav på rente eller utbytte. Aksjer gir normalt over tid høyere avkastning enn investering i rentebærende instrumenter, men risikoen er høyere. Ved konkurs er ofte hele aksjekapitalen tapt. Investering i aksjer forutsetter at man har en lengre investeringshorisont enn ved plassering i rentepapirer.

Aksjefond

En formuessamling av egenkapitalinstrumenter som forvaltes av et fondsforvaltningsselskap. Fungere på mange måter som et pengemarkeds- og obligasjonsfond. Bruk av aksjefond sikrer god spredning av risiko i forhold til investering i enkeltaksjer. 

Finansinstrumenter

Obligasjoner, sertifikater, verdipapirfond, aksjer, m.v.

Løpetid

Tiden frem til verdipapiret forfaller til betaling.

Markedsrente

Lånerenten staten betaler for sine lån i markedet. Det er etablert markedsrente for statslån med ulike løpetider – for eksempel 3 mnd, 1 år, 3 år, 5 år osv. Statens lånerente på de ulike løpetidene danner yild­kurven eller rentekurven. Denne vil variere daglig.

Obligasjon

Rentebærende verdipapir som oftest er dette børsnotert.

Bevis på at man har lånt ut penger til en bedrift, staten, kommune, fylkeskommune eller andre. Obligasjonenes løpetid skal være lengre enn 12 mnd når den legges ut for salg. Når det generelle rentenivået går opp, synker kursverdien og motsatt når renten går ned. 

Obligasjonsfond

En formuessamling der flere innskytere har gått sammen for å la sine obligasjoner forvaltes i fellesskap. Verdipapirfondet er underlagt diverse lovmessige begrensninger bl.a. med hensyn til spredning på antall papirer. Forvaltes av et fondsforvaltningsselskap. Innskyterne plasserer pengene i obligasjonsfondet. Forvaltningsselskapet tar et forvaltningshonorar for å administrere fondet.

Pengemarkedsfond

En formuessamling av sertifikater og bankinnskudd som forvaltes av et fondsforvaltningsselskap. Fungerer på sammen måte som obligasjonsfond. Pengemarkedsfond gir som regel over tid bedre avkastning enn bankinnskudd. Sikrer god spredning av kredittrisiko.

Portefølje

En samling av ulike verdipapirer.

Rentefølsomhet

Verdipapirets endring av verdi ved en – 1 – prosentpoengs endring i markedsrenten. Rentefølsomheten regnes også ut for hele porteføljen – gjennomsnittlig rentefølsomhet. Verdipapirer med lang løpetid har stor rentefølsomhet, og er utsatt for store kursbevegelser ved endringer i markedsrenten. I tider med fallende rentenivå øker obligasjonens kursverdi, og da mest for de med lang løpetid. 

Sertifikater

Rentebærende verdipapirer med kortere løpetid enn 12 mnd. på utleggelsestidspunktet. Fungerer i praksis som en obligasjon.

Varighet/durasjon

Løpetid der man også tar hensyn til obligasjonens rente- og avdragsbelastninger – dvs. når lånegiver får tilbake deler av de pengene som er utlånt; kontantstrømmen.

Varigheten defineres som en veid gjennomsnittlig løpetid av betalingene av renter og avdrag.   

Kategori A- lån

Ordinære banklån som tas opp på vanlige markedsvilkår enten til fast eller flytende rente.

Kategori B- lån

Lån som er tatt opp på særlige vilkår fastsatt av Stortinget som ledd i ulike former for nasjonal satsing, for eksempel innen eldreomsorg, skoleutbygging eller lignende. Kommunen mottar rente og evt. avdragkompensasjon fra statlig instans.

Kategori C- lån

Lån som omfatter selvkostområdene (hovedsakelig vann- og avløp). For dette området belastes rentene abonnentene med en rente som staten fastsetter årlig. Inntekter og kostnader knyttet til dette området beskrives i de årlige budsjettdokumentene.

Kategori D- lån

Dette er de såkalte formidlingslånene som vedtas i det årlige budsjettvedtaket. Dette er Husbanklån som kommunen formidler på vegne av Husbanken til innbyggere som finansierer sine boligkjøp/ boligbygging på denne måten.

 

Oversikten nedenfor beskriver i korthet de ulike formene for risiko:

Ulike former for risiko

Kredittrisiko

Faren for at en lånetaker, eller motpart i en derivatkontrakt, ikke tilbakebetaler hele eller deler av lånet (inkl renter).

Markedsrisiko

Risiko for tap som følge av endringer i priser og kurssvingninger i markedet. Herunder:

Renterisiko: - risikoen for at verdien på lån og plasseringer i rentebærende verdipapirer endre seg pga endringer i markedsrenten. Ved renteoppgang går verdien av rentebærende plasseringer ned – og motsatt.

Likviditetsrisiko: - representere risikoen for at midler ikke kan transformeres til kontanter i løpet av en rimelig tidsperiode og pris.

Valutarisiko: - Risikoen for tap pga kurssvingninger i markedet.

Selskapsrisiko (usystematisk risiko i aksjemarkedet): - risikoen for at verdien i det aktuelle investeringsobjektet (selskapet) man investerer i vil stige/falle i forhold til verdien på markedet. Både på kort og lang sikt.  

Administrativ risiko (intern risiko)

Dette kan for eksempel være: manglende kompetanse hos ansatte til å gjennomføre arbeidsoppgavene, ansatte med den aktuelle kompetansen slutter i kommunen, avsatt tid til oppgaven er utilstrekkelig, etablerte kontrollrutiner, manglende oppfølgning av rutiner.

Administrativ risiko (ekstern risiko)

Dette kan for eksempel være: at noe går galt hos den aktøren man handler med (forvalteren) som for eksempel egenkapital, eierforhold, bemanning og rutiner.

 

 

[1] Stat i sone A: Stater innen OECD området, samt Det europeiske økonomiske fellesskap.  Stater som reforhandler sin statlige utenlandsgjeld, skal utelukkes i et tidsrom på 5 år.

[2] Obligasjoner utstedt av kredittforetak med fortrinnsrett i en sikkerhetsmasse bestående av offentlige lån, utlån med pant i bolig eller annen fast eiendom.

[3] Stat i sone A: Stater innen OECD området, samt Det europeiske økonomiske fellesskap.  Stater som reforhandler sin statlige utenlandsgjeld, skal utelukkes i et tidsrom på 5 år.

[4] Obligasjoner utstedt av kredittforetak med fortrinnsrett i en sikkerhetsmasse bestående av offentlige lån, utlån med pant i bolig eller annen fast eiendom.