Året 2015

Seksjonsleder: Oddveig Sandvold Klafstad

Måloppnåelse
Administrasjonsseksjonen har kompetente medarbeidere og har levert tjenester med høy kvalitet til rett tid til resten av organisasjonen.

Resultatene fra 10-faktorundersøkelsen er gode, og vitner om høy tilfredshet i seksjonen.

Opplæringsvirksomheten har vært stor, og det er jobbet godt med felles kompetanseutviklingstiltak som administrasjonsseksjonen har ansvaret for. Gjennomføringsgraden på 76 % kan synes noe lav, men dette skyldes at kurs har blitt avlyst som følge av at deltakere ikke har meldt seg på kurs til tross for innmeldt behov.

Innføring av WebCruiter som nytt rekrutteringssystem i januar 2015 var vellykket. Systemet er et brukervennlig og godt verktøy for alle som er involvert i ansettelsesprosesser.

Drift
Seksjonen har hatt en krevende ressurssituasjon på grunn av langtidsfravær både vår og høst på begge fagområdene; lønn og personal. I tillegg ble ressurser flyttet fra personal til lønn ved rekrutteringen i februar for å møte framtidige utfordringer i bemanningssituasjonen.

A-meldingen som ble innført med virkning fra 1.1.15, og oppgradering av UBW (Agresso) til ny versjon i november var krevende med utfordringer knyttet til både planlegging og gjennomføring.

Kombinert med langtidsfravær på lønnsområdet har arbeidsbelastningen vært svært stor, særlig 2. halvår. Det har vært jobbet videre med automatisering av fravær, og i den forbindelse har seksjonen testet et forsystem (for medarbeidere som ikke er tilknyttet GAT) som kan overføre fravær til lønnssystemet uten manuelle arbeidsoperasjoner.

Seksjonen har vært særlig delaktig i arbeidet med omstilling/bemanningstilpasninger ved flere virksomheter, og bistått i behandling av krav om økt stilling etter Aml § 14-4- a nr 1.

Lokale forhandlinger / lønnsregulering for ansatte som omfattes av HTA kap 3.4.2 og 5.2 ble gjennomført på høsten. Kompetanseforhandlinger for personer som har tatt etter-/videreutdanning siste år ble gjennomført samtidig.

Administrasjonsseksjonen var sentral i rekruttering av to nye kommunalsjefer høsten 2015, og med planlegging av opplæring for nye ledere/medarbeidere. Generelt har det vært mye ny-rekruttering i løpet av året der administrasjonsseksjonen har deltatt / ytt bistand til virksomhetene i ansettelsesprosessene.

Jevnt over hele året har det vært mange utfordrende og tunge personalsaker hvor seksjonen har bistått virksomhetene i riktig håndtering av sakene.

Seksjonen jobber også mye med IA og arbeidsmiljø på overordnet nivå og bistår virksomheter i enkeltsaker. Seksjonen var sentral i anbudsprosess for bedriftshelsetjeneste som ble gjennomført i september/oktober.

Våre medarbeidere planla og stod for gjennomføring av årets medarbeiderdag, og erkjentlighetsgaveutdelingen ble gjennomført i oktober.

Det er godt arbeidsmiljø og effektiv drift i seksjonen og vi har godt samarbeid med alle virksomheter. Vi får gode tilbakemeldinger på tjenestene som gis.

Økonomisk resultat
I rapporteringen ved 2. tertial varslet administrasjonsseksjonen underforbruk, og budsjettet ble dermed regulert ned med kr 500 000. Underforbruket kan forklares med at vi ikke har satt inn vikar ved sykefravær, og at nytilsetting i februar medførte reduserte lønnsutgifter i en måned. Det var ikke behov for å benytte midler til juridisk bistand til tross for flere meget kompliserte personalsaker. De planlagte fellesaktivitetene i opplæringsplanen er i hovedsak gjennomført, men vi har i stor grad benyttet interne krefter, og kostnadene til opplæringstiltakene ble noe lavere enn forventet. Det ble ikke gjennomført ledersamling som planlagt i 2015, da rådmannen ville avvente tilsetting av to nye kommunalsjefer. Forsikringer ble noe billigere enn budsjettert, og det er ikke brukt midler til forebyggende tiltak/HMS utover rammen vi kjøper bedriftshelsetjenester for.

Fremtidige utfordringer/hendelser i virksomheten og hvordan seksjonen har tenkt å løse disse

  • Rekruttere og beholde dyktige arbeidstakere.
    Vi har de siste årene hatt høy turnover i rådgiverstilling. Vi har lyktes godt i rekruttering, men må jobbe med å beholde dyktige medarbeidere.
  • Alders- og kompetansesammensetning i virksomheten.
    En lønnsmedarbeider sluttet 31.12. og blir ikke erstattet. På relativt kort sikt vil de to andre lønnsmedarbeiderne slutte grunnet alder. Et tiltak for å møte denne utfordringen var å vri arbeidsoppgavene fra personal til lønnsområdet ved nytilsettingen i februar. Viktig kompetanse vil på denne måten kunne overføres/beholdes i seksjonen, samtidig som vi videre framover må være bevisst på å utvikle ny og komplementær kompetanse.
  • UBW (Agresso) – systemkompetanse.
    Det er fortsatt vanskelig å skaffe UBW-kompetanse, men ny medarbeider prioriterer kompetanseheving i UBW og skaper relasjoner og nettverk til kompetansen i Hamar og Stange kommuner.
  • Nye og krevende oppgaver krever ny kompetanse (for eksempel innen arbeidsrett/jus).
  • Alle ressurser går med til drift/operative oppgaver, og det er lite tid til utvikling og kompetanseutvikling i egen virksomhet. Denne problemstillingen forsterkes ved at vi har vridd ressurser fra personal mot lønnsområdet.
    For å kunne drive nødvendig utviklingsarbeid (slik at Løten kommune fortsatt kan framstå som en attraktiv arbeidsplass), og imøtekomme virksomhetenes behov på en tilfredsstillende måte, bør kompetanseheving prioriteres og ressurser på personalsiden økes noe så snart det er rom for det.
  • Liten og sårbar enhet.
    Det jobbes kontinuerlig med kompetanseoverføring mellom medarbeidere og gode rutiner i EQS. Ved sykefraværet i 2015 har vi fått erfare viktigheten av å ha dette på plass, og vi har avdekket hvilke områder som må prioriteres i det videre arbeidet med å forebygge sårbarhet.

(Løten, 19.2.2016)

Oddveig Sandvold Klafstad, seksjonsleder administrasjon