Kulturdepartementet utgir årlig publikasjonen Bestemmelser om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet (videre omtalt som bestemmelsene). Her finner du svar på alt du måtte lure på vedr. spillemiddelsøknaden.


Før du søker

  • Sett deg inn i bestemmelsene. Det er ditt ansvar som søker å kjenne til gjeldende retningslinjer.
  • Ta kontakt med kommunen. Kommunen kan veilede deg i søknadsprosessen, i tillegg til å ivareta to konkrete krav til spillemiddelsøknaden: 1) Registrere anlegget i anleggsregisteret, og 2) behovsvurdere og innarbeide anlegget i politisk vedtatt plan som omfatter idrett og fysisk aktivitet eller kultur.
  • Fremskaffe dokumentert rett til bruk av grunnen hvor anlegget skal ligge og iht. bestemmelsene pkt 2.2.5.
  • Søke kommunen om Idrettsfunksjonell forhåndsgodkjenning.
  • Husk at alle som mottar tilskudd fra spillemidlene plikter å levere eget anleggsregnskap. Regnskapet skal holdes atskilt fra øvrige regnskap ved bruk av egen konto eller prosjektnummer.
     

Idrettsfunksjonell forhåndsgodkjenning

Planer for anlegg som det skal søkes spillemidler til må forhåndsgodkjennes av Løten kommune, evt. Kulturdeptartementet. Godkjenning forutsetter blant annet at anlegget oppfyller kravene til universell utforming.


Forhåndsgodkjenning foreligge før byggearbeidene igangsettes, ellers mister du retten til tilskudd!


Søknad om forhåndsgodkjenning skal inneholde en beskrivelse av anlegget med opplysninger om anleggets plass i kommunal plan som omhandler idrett og fysisk aktivitet eller kultur, redegjørelse for universell utforming, situasjonsplan (tegninger og kart som viser anleggets plassering), kostnadsoverslag og foreløpig plan for finansiering og drift av anlegget. Søknad sendes til Løten kommune avdeling teknisk forvaltning. Det er ingen søknadsfrist, men dokumentasjon som skal følge en søknad om spillemidler må være datert før 15. januar søknadsåret.


Spillemiddelsøknaden

Søknad om spillemidler skal sendes elektronisk via anleggsregisteret.no. Grunnet omlegging til nytt søknadssystem forskyves kommunens søknadsfrist i 2017 fra 1. oktober til 10. oktober.
Søknadsskjemaet består av fem obligatoriske deler som må fylles ut:

  1. Prosjektinformasjon
  2. Kontakt- og regnskapsinformasjon. NB: Alle søkere må ha organisasjonsnummer.
  3. Kostnader
    Søker må sette opp et kostnadsoverslag i søknadsskjemaet. Kostnadene skal spesifiseres på relevante poster for prosjektet, og skille mellom prosjektkostnader som er tilskuddsberettiget og ikke tilskuddsberettiget iht. bestemmelsene.
  4. Søknadsbeløp og finansieringsplan
    Søker skal oppgi hvilket beløp det søkes om. I bestemmelsenes pkt. 2.6.3. finnes søknadsbeløp knyttet til ulike anleggstyper. Søker må også fylle ut et oppsett som viser hvordan prosjektet skal finansieres.
  5. Vedlegg 
  • Idrettsfunksjonell forhåndsgodkjenning
  • Dokumentasjon på verdi av eventuell dugnad
  • Dokumentasjon på de øvrige delene av finansieringsplanen
  • Dokumentasjon av kostnadsposter
  • Plan for drift av anlegg
  • Rett til bruk av grunn

For mer utfyllende informasjon om søknadsutforming og krav til de enkelte vedlegg, se anleggsregisteret.no og bestemmelsene pkt. 2.2.8.  Som hovedregel skal alle beløp dokumenteres og alle priser skal beregnes av kvalifisert fagperson. Dette gjelder også ved beregning av dugnadsarbeid.

Spillemiddelordningen fungerer slik at har man først fått godkjent sin søknad av fylkeskommunen ett år, kan søknaden fornyes hvert år inntil den blir tildelt midler.


Årshjul spillemidler

10.10.Søkers frist for innsending av søknad om spillemidler til kommunen.
15.11.Departementets frist for søknader om godkjenning eller dispensasjon
(idrettsfunksjonell forhåndsgodkjenning, tinglyst feste-/leieavtale, større interkommunale idrettsanlegg og vedtekter, se bestemmelsene pkt. 1.3.1).

01.10 - 15.01.

Saksbehandling og politisk behandling av spillemiddelsøknader i kommunen.Søker vil bli bedt om å fremskaffe evt. manglende dokumentasjon.
15.01.Kommunens frist for oversendelse av søknader og vedtak til Hedmark Fylkeskommune.
15.03.Fylkeskommunens frist for oversendelse av søknadsoversikt til departementet.
01.05.Departementets frist for fastsettelse av de beløp som fylkeskommunene kan få til fordeling.
01.07.Fylkeskommunenes frist for å fordele tildelt beløp og å underrette søkerne om tilsagnet.


Regnskap og kontroll

Alle som mottar tilskudd fra spillemidlene skal, gjennom regnskapstall i regnskapsskjema, vise at tilskuddet er brukt i samsvar med forutsetningene, kravene og vilkårene i bestemmelsene. For informasjon om regnskap, kontroll og utbetaling, se bestemmelsene kap. 4.

Regnskap skal føres på kulturdepartementets regnskapsskjema tilgjengelig via anleggsregisteret.no. Regnskapsskjema med alle aktuelle bilag overleveres Løten kommune. I forkant skal det avtales en ferdigbefaring av anlegget som kontroll på at arbeidet er utført i samsvar med forhåndsgodkjente planer.

Spillemidler utbetales når anlegget er ferdigstilt og regnskapet er godkjent av kommunerevisjonen. Søker kan, via kommunen, be om delutbetaling på inntil 85 % av tilsagnet når prosjektet har kommet godt i gang eller når anlegget nærmer seg sluttføring. Sluttutbetaling skjer etter kommunal bekreftelse på ferdigstillelse og fremleggelse av kontrollert regnskap. For mer informasjon om utbetaling av tilskudd, se bestemmelsene pkt. 5.2.5.

Innvilget beløp skal fortrinnsvis brukes i tildelingsåret. Tilskudd som ikke blir brukt i løpet av 2 år etter at tilsagn er gitt inndras.  


Forpliktelser etter tilskuddet

  • Anleggseier plikter å holde anlegget åpent for allmenn idrettslig virksomhet i 30 (ordinære anlegg) eller 20 (nærmiljøanlegg) år fra ferdigstillelse av anlegget.
  • Anleggseier plikter å holde anlegget i god stand og ihht. de til enhver tid gjeldende sikkerhetsforskrifter.
  • Salg, pantsetting, nedlegging, bruksendring eller overføring av driften til andre skal ikke skje uten skriftlig forhåndssamtykke fra departementet.

For mer informasjon om krav til driften av og disposisjon over anlegget, se bestemmelsenes pkt. 2.3.