Nå blir arbeidsavtalene heldigitale!

Fram til nå har det vært mange og tungvinte manuelle løsninger som både har vært tidkrevende, og hatt kilder til feil eller forsinkelser, forteller Ingrid Andrea Maria Stølan. Hun jobber som rådgiver i personal og lønn, og har vært involvert i dette sammen med nabokommunene. Arbeidsavtalen har til nå blitt printet ut, underskrevet av leder, sendt i posten, kommet tilbake signert fra arbeidstaker, blitt skannet, journalført i arkivsystemet, og deretter til Lønnsavdelingen som manuelt har registrert ressurs- og stillingsopplysningene. Som man skjønner er det mange manuelle operasjoner i alle disse leddene, og for å digitalisere dem har vi måttet sikre oss en smart og trygg løsning.

Ny løsning gjenbruker data

Fra å bruke kun arkivsystemet tas det nå i bruk en mer moderne løsning som sørger for større gjenbruk av data om ansatte og arbeidsforhold. Løsningen heter EveryOne, og bidrar til forenkling av hele ansettelsesprosessen ved at informasjon fra forskjellige systemer gjenbrukes. I tillegg blir tiden kort fra vi har bestemt oss for hvem vi vil ansette til den er registrert i lønns- og personalsystemet.

Som man skjønner er det mye som skal på plass for å sikre kvaliteten og tryggheten med ny løsning. -Vi har jobbet med testing en periode nå, og har hatt med oss Løten helsetun som pilot.

-Vi gleder oss til å rulle ut løsningen til flere virksomheter nå som den siste integrasjonen med ESA veldig snart er oppe. ESA skal fortsatt fungere som personalarkiv. Ledere og andre som skriver arbeidsavtaler, vil få opplæring og tilgang til systemet når vi tar det i bruk for fullt, avslutter Ingrid Andrea.