Innføring av SMART bestilling

Det er store summer å spare på at flere bruker kommunens innkjøpsavtaler. Det skal bli lettere for alle når kommunen innfører e-handelsløsning for varekjøp. 

Hamar, Løten og Stange kommune samarbeider nå om «Smart bestilling», et prosjekt hvor man skal finne forbedringer i kommunenes rutiner og systemer, hele veien fra behovet for en vare oppstår fram til varen er levert og betalt. 
Av kommunens driftsbudsjett går over 30 % til kjøp av ulike varer og tjenester. For kommunene utgjør dette årlig ca 750 millioner kroner for Hamar, ca 600 millioner kroner for Stange og ca 170 millioner kroner for Løten.

Dyrt å handle hver for seg
Småkjøp her og der i organisasjonen hos mange forskjellige leverandører, gir dårligere betingelser enn samordnede innkjøp gjennom én avtale. For en stor organisasjon som en kommune er det derfor mye å hente på felles avtaler med framforhandlede priser og rabatter. 

Prosjektgruppen i Smart bestilling har intervjuet kommuneansatte som bestiller og handler varer. Det kommer fram at mange ikke vet hvilke avtaler kommunen har og at det er vanskelig å finne ut hvilke produkter vi har avtale på, til hvilke priser og betingelser. Dette ønsker kommunene å gjøre noe med.

Den første avtalen som legges inn i e-handel vi være produkter i avtalen «Renholdsprodukter, plast og diverse plastprodukter». Øvrige produkter vil bli lagt inn fortløpende i systemet etter hvert som katalogene blir ferdig. Løsningen blir som en nettbutikk med produktkataloger hvor utvalget i avtalen er tilgjengelig.

Med e-handel trenger man ikke lenger å vite om eller lete opp hvilke avtaler kommunen har, for avtalefestede priser og betingelser ligger inne for hvert enkelt produkt.

E-handel er koblet til fakturasystem og regnskap, som forenkler alle operasjoner knyttet til et kjøp, fra varen bestilles til fakturaen er betalt og kontert riktig i regnskapssystemet. 

– Et digitalt system for varekjøp betyr mindre manuelt arbeid og mindre risiko for feil i alle faser av innkjøpet i henhold til DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring). 
For eksempel vil systemet automatisk foreslå kontoer og mva-koder når systemet gjenkjenner leverandøren.
Ref.:  https://anskaffelser.no/innkjopsledelse/digitalisering 

Alt på ett sted

I dag handles varer både på e-post, telefon, i fysiske butikker og nettbutikker, og mange kjøper varer til langt høyere pris enn vi har i avtalene våre.  

Kurs høsten 2022

Gjennom prosjektet organiseres kurs for ansatte som skal betjene systemet. Kursene vil omfatte både e-handelsløsningen, avtaleverk, bestillingsrutiner, fakturahåndtering, regnskaps- og kontosystem. 
Før sommeren skal ledere melde inn hvilke medarbeidere som har de ulike rollene, og kurs vil bli gjennomført fra høsten 2022. Planlagt oppstart for e-handel er november 2022.