Personvernerklæringen handler om hvordan Løten kommune samler inn personopplysninger og våre forpliktelser til å lagre disse opplysningene på en lovlig og sikker måte. Erklæringen inneholder informasjon om hvilke personopplysninger kommunen behandler, hvordan de blir behandlet og de hvilke rettigheter den registrerte har.

Å behandle personopplysninger betyr å samle inn, registre eller sette sammen opplysninger om personer som Løten kommune trenger for å kunne gi forsvarlige tjenester eller god saksbehandling.

Kommunedirektøren er øverste ansvarlig for behandling av personopplysninger i Løten kommune. Det daglige ansvaret er delegert til kommunens virksomhetsledere.

Løten kommune behandler personopplysninger om deg for å levere tjenester i kommunen. Når Løten kommune behandler personopplysninger, skjer det innenfor rammene av de lover og forskrifter som regulerer våre oppgaver og plikter. Sentrale lover er forvaltningsloven, offentleglova, arkivloven, plan- og bygningsloven, lov om helse- og omsorgstjenester, helseregisterloven, opplæringsloven, barnehageloven, personopplysningsloven med mer.
I noen tilfeller kan kommunen behandle personopplysninger om deg basert på ditt samtykke eller etter avtale med deg. Du vil i slike tilfeller bli informert om hva behandlingen går ut på, og aktivt bli bedt om å samtykke til behandlingen av dine personopplysninger. Du kan når som helst trekke samtykket ditt tilbake. 

Løten kommune innhenter først og fremst opplysninger fra deg direkte når du søker om kommunale tjenester.Når kommunen tilbyr lovpålagte tjenester kan det, dersom det er nødvendig, innhentes opplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller offentlige registre, eksempelvis Nav, Folkeregisteret (Skatteetaten) og Kontakt- og reservasjonsregisteret (Digitaliseringsdirektoratet).
Du har alltid rett til å få vite hvorfra kommunen henter opplysninger om deg i forbindelse med dine tjenester i kommunen. Den enkelte kommunale virksomhet skal opplyse deg om dette i forbindelse med at du eksempelvis søker om en tjeneste.

Vanligvis behandler kommunen kontakt- og identifikasjonsopplysninger som navn, fødselsnummer, adresse og e-post sammen med de opplysninger knyttet til de tjenester som du som innbygger benytter, eksempelvis barnehage, skole, byggesak, renovasjon mv.
Innen helse- og omsorg, barnevern og tilsvarende tjenester behandles også opplysninger om helse og personlige forhold.
Det behandles også enkelte opplysninger om elevers bruk av kommunens digitale verktøy som en del av skolehverdagen.
Du kan lese mer på hjemmesiden til Datatilsynet om hva som regnes som personopplysninger.Se også  hvordan vi behandler informasjonskapsler (Cookies)

I Løten kommune benytter vi elektroniske fagsystemer når det dokumenteres at tjenester utføres. Hvis du har oppgitt opplysninger til kommunen, blir disse overført til et elektronisk fagsystem og benyttet til saksbehandling. Dette gjelder uavhengig av om du har sendt inn opplysningene elektronisk eller per post.

Opplysningene kommunen har registrert om deg er aktive så lenge vi gir deg tjenester eller behandler saken din. Etter dette overføres opplysningene til digitalt arkiv. Kommunen må kunne dokumentere hvilke tjenester som er gitt deg eller hva som har skjedd i din sak. Det er lovverket som bestemmer hvor lenge dine opplysninger må bevares.

Det er kun ansatte som jobber med saken din som skal ha tilgang til dine opplysninger. Alle ansatte i kommunen er underlagt lovbestemt taushetsplikt.

Opplysningene om deg beskyttes på ulike måter. Det er tekniske sikkerhetsløsninger som skal sikre at:

  • uvedkommende ikke skal få tilgang til dine opplysninger
  • opplysningene om deg er tilgjengelige når det er behov for dem
  • opplysningene ikke kan endres eller manipuleres etter at de er registrert
  • oppslag i saksdokumenter, journaler mv. loggføres.

Kommunen har også etablert rutiner og tiltak (internkontroll og internrevisjon) for å sikre at det er bare er godkjente personer som har tilgang til opplysningene dine og at personopplysninger behandles på riktig måte.

Alle ansatte i kommunen har taushetsplikt, og vi kan bare utlevere personopplysningene dine hvis du samtykker til det, eller hvis det står i loven at vi skal gjøre det. 
Når dine personopplysninger behandles i et IKT-system hos en ekstern leverandør, har kommunen en databehandleravtale med leverandøren for å regulere sikkerheten rundt behandlingen, og for å sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lovverket.

Kommunen lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formålet som personopplysningene ble samlet inn for.
Dette betyr for eksempel at personopplysninger som behandles på grunnlag av ditt samtykke slettes hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger behandles for å oppfylle en lovpålagt plikt og lagres så lenge lovhjemmelen krever det.
Merk at kommunen ofte vil ha en plikt til å kunne dokumentere hvilke tjenester vi har gitt deg eller hva som har skjedd i saken din, og at det da er arkivlovgivningen som bestemmer hvor lenge vi må bevare disse opplysningene.

Hvis du er registrert i kommunens systemer, har du disse rettighetene etter personopplysningsloven:

Innsyn

Du har rett til å få informasjon om:

  • hvilke konkrete personopplysninger Løten kommune behandler om deg
  • hvor disse er hentet fra
  • til hvilke formål og oppgaver de blir brukt
  • hvor lenge opplysningene skal lagres
  • hvem opplysningene har blitt gitt videre til (dersom opplysningene har blitt gitt videre til noen andre)

Send ditt krav om innsyn som Sikker digital post

Henvendelsen din skal  behandles raskest mulig, og senest innen 30 dager. 

Henvendelser om innsyn i personopplysninger på e-post til kommunens postmottak vil ikke bli besvart. Kravet ditt vil i utgangspunktet behandles kostnadsfritt, men vi kan kreve administrasjonsgebyr ved flere kopier, overdrivelse eller grunnløse innsynsbegjæringer. Se Datatilsynet Den registrertes rettigheter.

Retting av feil

Hvis du oppdager at Løten kommune har registrert uriktige, utdaterte eller ufullstendige opplysninger om deg, kan du be om å få disse rettet eller oppdatert. Du kan også be om at opplysninger som ikke lenger er nødvendige for det formålet de ble samlet inn til blir sperret eller slettet. Dette gjelder likevel ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel arkivloven. Ved krav om retting, sletting eller sperring, kan du bruke det samme skjemaet som når du ber om innsyn.

Partsinnsyn etter forvaltningsloven

Dersom du henvender deg til Løten kommune med en klage, vil vi normalt vise til eller legge ved din henvendelse når vi tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til for å nekte en part innsyn i en sak dersom han/hun ber om det. Kommunen kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.

Allmennhetens innsyn etter offentleglova

Hovedregelen etter offentleglova, er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige.  Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i kommunens saksdokumenter. Din henvendelse til oss vil dermed også være offentlig uansett hvilken form den kommer i.

Kommunen håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentlighet. Interne dokumenter kan også unntas offentlighet dersom det finnes lovhjemmel for å unnta.

Mulighet til å klage

Hvis du mener at Løten kommune ikke behandler personopplysningene på måten regelverket krever, kan du klage til Datatilsynet. Informasjon om hvordan du bør gå frem finner du på Datatilsynet sine nettsider.

Spørsmål om hvordan kommunen behandler personopplysninger kan rettes til personvernombudet.

Vårt personvernombud er Per Marius Slagsvold
E-post: personvernombud@loten.kommune.no 
Mobil: 906 42 985

Eller kontakt kommunens servicekontor på telefon 62 56 40 00.