Hvorfor har vi en språkprofil?

Det er viktig at vi bruker et språk alle forstår. Det skaper nærhet og mestring. Når vi bruker et språk alle forstår legger vi til rette for deltakelse i samfunnet.  

Språkloven sier at alle offentlige virksomheter skal kommunisere med et klart og korrekt språk som er tilpasset målgruppen. Dermed er det lovpålagt at vi som jobber i kommunen skal gjøre tekstene våre forståelige for mottakeren.

Formålet med språkprofilen er å hjelpe alle ansatte i kommunen til å lage brukervennlige tekster og tjenester for ulike målgrupper. Språkprofilen til Løten kommune er basert på prinsippene for klart språk.  

Hva betyr klart språk?

Klart språk betyr at leserne finner det de trenger, forstår det de finner, og kan bruke det de finner til å gjøre det de skal. Klart språk bidrar blant annet til: 

  • at det blir færre misforståelser fordi tekstene blir mer forståelige 
  • å spare både innbyggerne og kommunen for tid og frustrasjon 
  • enklere og raskere saksbehandling 
  • mindre avstand og mer åpenhet og tillit til kommunen 
  • å styrke demokratiet fordi innbyggerne forstår hva de kan mene noe om 

Språkprofilen skal

  • være en praktisk hjelp i arbeidshverdagen til alle ansatte 
  • minne alle som skriver om hvem som er målgruppen for teksten 
  • heve og vedlikeholde kompetansen om klart og korrekt språk 
  • bidra til å forbedre skrivekultur og holdninger til språk 

Bruk språkprofilen vår som

  • oppslagsverk når du lurer på hvordan noe skal skrives 
  • inspirasjonskilde når du står fast 
  • en introduksjon til hvordan vi skriver i Løten kommune 
  • påminnelse til deg selv og kollegaer 

 

1: Tenk på hvorfor du skriver, og hvem du skriver til  

Hvem skal lese teksten du skriver? Er det en innbygger, en fagperson, en politiker eller en kollega? For å lage en best mulig tekst bør du sette deg inn i mottakerens sted før du besvarer en e-post, skriver et offisielt brev, eller lager en presentasjon. Har teksten din flere målgrupper? Da bør du ta utgangspunkt i de som har minst forutsetninger for å forstå teksten når du skriver.  

Kjenner leseren saken fra før? Kan personen du skriver til noe om temaet for teksten? Hva er morsmålet til leseren? Husk at leserne våre som regel ikke kjenner til fagbegreper og regelverk, og at vi derfor må forklare fagord og regelverk på en måte som folk flest forstår. Det er også viktig å tenke på om teksten står alene, eller om det har blitt gitt informasjon om emnet til leseren tidligere.  

Hva vil du at leseren skal sitte igjen med etter å ha lest teksten din? Hva skal hen vite eller gjøre? Dette bør komme fram i overskrifter og tidlig i teksten. 

Hva er de viktigste poengene? Er det for eksempel en frist leseren må forholde seg til, eller noe aktivt hen må gjøre, som for eksempel å ta kontakt med en annen enhet i kommunen? Hvordan kan du framheve det viktigste for leseren?  

Illustrasjoner, bilder eller film er andre type virkemidler vi kan bruke for å underbygge poenget i teksten og gjøre den lettere å forstå.  

Hvis mulig, bør du teste teksten din på en person i målgruppen. Be også om innspill fra kollegaene dine og lag en kultur for å gi hverandre konstruktive tilbakemeldinger.  

 

2: Slik skriver vi klart 

Leseren bør forstå det viktigste budskapet i teksten ved å lese overskriften alene. Skriver du et brev som sendes elektronisk, er det tittelen mottakeren ser først.  
Eksempler
Vi skriver ikke....Vi skriver heller...
Vedtak vedrørende byggesøknadVi har godkjent byggesøknaden din/Du kan få bygge garasje
Vedrørende klage på vedtakDu har fått medhold i klagen
Igangsettingstillatelse på søknad om tiltak uten ansvarsrett for riving og oppføring av byggTillatelse til å rive og sette opp bygg

 

Tenk på at vi skal snakke med og ikke til, eller om, leseren. Bruk “du” og “dere”, og “vi” og “oss” når vi skriver direkte til enkeltpersoner. Til virksomheter bruker vi navnet på virksomheten eller “dere”. Det skal være lett å se hvem som er avsender av teksten. Derfor bør Løten kommune introduseres tidlig i teksten.
Eksempler
Vi skriver ikke...Vi skriver heller...
Man kan sende inn søknad til kommunenDu kan sende en søknad til oss
Manglende dokumentasjon må innsendes innen tre ukerDere må sende inn dokumentasjonen som mangler innen tre uker

I mer generelle tekster som saksfremlegg, planer og strategier hvor vi ikke snakker direkte til noen, passer ikke dette. Her kan det passe bedre å bruke "kommunen" og navnet på personen, aktøren eller bedriften som omtales. 

Det som er viktigst for leseren bør komme tidlig i teksten. Det kan for eksempel være et vedtak, en frist eller en annen viktig beskjed. Leseren skal kunne få med seg hovedbudskapet raskt og forstå dette uten å måtte lese flere ganger. Ta høyde for at leseren kun skanner teksten og ikke leser hvert ord. Derfor må vi være nøye med hva og hvor mye vi skriver. Skriv kun det som må være med i teksten og utelat alt annet. Hvis det er absolutt nødvendig med lovhenvisninger og henvisninger til andre kilder så setter vi dette i et eget avsnitt. 
Hvis teksten er lang – vurder om du skal lage en kort oppsummering av teksten i innledningen. 
Eksempel
Vi skriver ikke...Vi skriver heller...
Jamfør lovens § 222 og § 555 har vi fattet vedtak om plass på sykehjem. Vedtaket kan påklages, ref. § 888.Du har fått plass på Løten helsetun. Du kan lese mer om lovhjemler og klagerett lenger ned i brevet.

 

Vi gjør teksten enkel å skumlese med informative titler, korte avsnitt og punktlister.  Titlene skal hjelpe leseren til å finne informasjonen hen trenger. Vi holder oss til et tema per avsnitt. Vi bruker punktlister for å unngå lange oppramsinger og for å gjøre teksten mer oversiktlig. 
 
Regler for punktlister finner du her
 

Vi unngår passive verb og passivsetninger så langt vi kan. Setningen skal tydelig si hvem som skal gjøre hva.
Eksempler
Vi skriver ikke...Vi skriver heller...
Fullmakt vedlegges.Vi legger ved en fullmakt.
Dokumentasjonen må lastes opp innen 1. maiDu må laste opp dokumentasjon innen 1. mai
Det anbefales at naboer underrettes før tiltaket igangsettes. Kommunen anbefaler at dere informerer naboene før dere setter i gang med utbyggingen.
Vi har nå foretatt beregning av egenbetaling for opphold på sykehjem for brukeren.Vi har nå beregnet egenbetalingen for opphold på sykehjem for brukeren.

 

I kommunen bruker vi ofte ord og faguttrykk som ikke er vanlige ellers i samfunnet. Skal vi kommunisere med innbyggerne slik at de forstår innholdet, må vi skrive klart. Vi bruker ord fra hverdagsspråket. Vi prøver å gå bort fra det byråkratiske språket, slik at teksten ikke blir unødvendig komplisert. Et spørsmål du kan stille deg selv er: Hvordan ville jeg sagt dette muntlig? 
Hvis vi må bruke faguttrykk forklarer vi dem. Vi skriver alltid forkortelser helt ut. Hvis vi ikke kan unngå forkortelser, forklarer vi dem. 
Eksempler
Vi skriver ikke...Vi skriver heller...
Krav om gjengsregulering av leie. Din nye husleie er xxxx.
Redusert kostnad. Betal mindre.
Vi anmoder om raskest mulig behandling, høringen ved en inkurie ble sendt alt for sentVi ber om at dere behandler saken så raskt som mulig, siden vi på grunn av en feil sender høringen alt for sent
De er således klageberettiget.Du har dermed rett til å klage

 

Hvis du vet at mottakeren ikke har norsk som morsmål er det viktig å ta hensyn til dette når du skriver. Husk på dette:
  • Vurder en kort oppsummering av hovedinnholdet
  • Skriv en ting om gangen
  • Finn løsninger for å unngå lange og innviklede ord
  • Unngå metaforer og språklige bilder
  • Vurder om teksten skal oversettes til engelsk eller andre språk
  • Hvis vi mottar tekster på engelsk bør vi, for å tilpasse oss mottakeren, også svare på engelsk

Spørsmål til deg selv når du leser gjennom teksten din før den skal sendes eller publiseres:
  • Er det passe mye informasjon i teksten?
  • Gir innholdet leseren svar på det hen lurer på?
  • Hvilke spørsmål kan leseren sitt igjen med etter å ha lest teksten?
Målet er å skrive så gode tekster at innbyggerne ikke trenger å ringe oss etter at de har lest teksten. 
Det er lett å bli blind på egne tekster. Få gjerne en kollega til å lese igjennom teksten din. Bruk språkprofilen og ordbøker om du er usikker på noe. 

 

3: Slik skriver vi korrekt

Stor eller liten forbokstav? Og eller å? Komma eller ikke? Hvordan bruker jeg “i forhold til”? Som kommune må vi følge offisiell rettskriving. Slå opp hvis du er usikker.
Du får språkhjelp hos Språkrådet her.

Slik skriver vi dette i Løten kommune:

Beløp:
100 000 kroner
1 000 000 kroner eller 1 million kroner 

Sakshenvisning:
K-sak 78/23, 15.12.2023, Handlings- og økonomiplan 2024 - 2027 (navn på sak avhengig av behov)
F-sak/D-sak 

Dato: 
1.5.2023

Klokkeslett:
kl. 13.00

Vi skriver som hovedregel bokmål i Løten kommune, men bokmål og nynorsk er sidestilte skriftspråk i Norge. Vi følger offisiell rettskrivning, og bruker ikke dialektord når vi skriver.  

  • Løten kommune skrives med stor "L" og liten "k". 
  • Navn på virksomheter og avdelinger skrives med stor forbokstav. Kun det første ordet i virksomheten eller avdelingen skrives med stor forbokstav.
  • Navn på avdelinger skrives fullt ut og ikke med forkortelser.
  • Vegnavn i Løten skrives med g (når vi bruker egennavnet), for eksempel Rokosjøvegen.
Eksempler
Vi skriver ikke...Vi skriver heller...
HRKHR og kommunikasjon
Løten KommuneLøten kommune
Hjemmebaserte TjenesterHjemmebaserte tjenester

 

Hovedregelen er at vi skriver forkortelser helt ut, også når vi skriver navn og avdelinger. Der det er naturlig å bruke forkortelser forklarer vi alltid hva de betyr første gang vi bruker dem i teksten.  

Her er en oversikt over to forkortelser brukt i saksframlegg og hvordan disse kan benyttes der:
Eksempler
ForkortelseFullt ord
jf.jamfør
ca.cirka

 

  • Språket vårt er "engasjert, imøtekommende og nært". Dette gjelder både skriftlig, i møter og i presentasjoner.
  • Tenk at språket og virkemidlene skal gjøre at du kommer nærmere mottakeren.
  • Vi bruker ikke emojis i vedtak, brev og presentasjoner. I noen av kanalene våre kan emojis være et virkemiddel, som for eksempel i sosiale medier.
Tenk også på din egen stil og tone når du kommuniserer internt, punktene over gjelder også da.
  • Vi takker for e-poster og gir tilbakemeldinger. 
  • Vi viser at vi har forstått hva henvendelsen handler om. 
  • Vi er hyggelige og imøtekommende. Vi viser respekt for avsenderen. Vi sender ikke e-post videre hvis vi ikke er hovedmottaker.

 

Vil du lære mer?

Du finner flere verktøy og kurs i menyen til venstre under "lenker". Sjekk gjerne ut e-læringskurset "Den gylne pennen" for å få en god introduksjon til klarspråk.